Animer des réunions efficaces

· Construire un ordre du jour pertinent

· Bâtir une trame pour gagner en sérénité

· Rendre les participants acteurs de leur réunion

· Utiliser des techniques pour gérer les tensions en réunion

Préparer et organiser de manière matérielle une réunion

Les questions matérielles

Ne pas subir l’espace mais l’adapter à ses besoins

Identifier et prévenir toutes les difficultés

(Exercices de réflexion en sous-groupe – échanges d’expériences)

Organiser le contenu de la réunion

Déterminer le type de réunion : ascendante, descendante, de créativité, d’équipe..

Cadrer la réunion : objectif, durée, règles du jeu

Définir les objectifs

Préparer la réunion : le timing, l’ordre du jour, la trame

(Exercices de réflexion – échanges d’expériences – Cas pratiques de construction d’ordres du jour et trame de réunion. Les participants repartent avec des outils applicables immédiatement en réunion)

Développer les conditions nécessaires à l’implication des participants

Définir les rôles des participants : rapporteur, intervenant, expert, secrétaire de séance

Etablir une charte des droits et devoirs du participant

Identifier et utiliser des outils d’animation pour stimuler les participants

(Exercices de construction de charte – réflexions en groupe – simulations sur des cas fictifs d’animation de réunion )

Gérer les situations difficiles

Que faire face à : un muet, un bavard, un conflit entre deux participants, …

(Simulation par jeux de rôle des différents profils de participant)

Conclure, valider et formaliser des points clés de la réunion Préparer sa conclusion et toujours conclure une réunion

Rappeler les messages clefs et la prochaine étape s’il y a lieu Evaluer la réunion : mesurer le degré de satisfaction

(Exercices de réflexion – apports théoriques)