Améliorer le taux de remplissage des sessions inter-entreprises

La formation est un enjeu majeur de développement économique, renforcé depuis mars 2020 par des mesures mises en place par le gouvernement (augmentation du niveau de prise en charge par l’état des coûts de formation, élargissement du nombre d’entreprises éligibles au dispositif par exemple)

Les entreprises l’ont bien compris, car avec plus de 20 millions de formations suivies par les salariés d’entreprise chaque année, qu’elles soient obligatoires, de maintien, ou de montée en compétence (voir notre article sur les formations obligatoires pour les salariés d’entreprise), elles constituent un des premiers consommateurs de formation en France. (cf. Jaune 2021 formation professionnelle. Annexe au projet de finance 2021)

Ainsi, en tant qu’organisme de formation, il est nécessaire d’adresser les attentes de ce marché, en proposant des formations et services qui correspondent à leurs attentes.

Les formations intra-entreprise et inter-entreprises

Chacun de ces modes de réalisation de la formation ont des avantages et des inconvénients.

L’intra-entreprise offre des avantages indéniables :

- Côté entreprise :

o Pas de gestion des déplacements, limitant les frais et les risques

o La possibilité de former plusieurs salariés en même temps

o Un mode de formation « sur mesure », qui peut être orienté vers des cas ou des situations concrètes, propres à l’entreprise

- Côté organisme de formation :

o Une rentabilité assurée, quel que soit le nombre de participants, le montant de la formation étant forfaitaire

o Pas de gestion des locaux ou de disponibilité des salles

o Un interlocuteur client unique pour l’ensemble des stagiaires

Toutefois, il présente également des inconvénients côté entreprise :

o La nécessité de former plusieurs salariés en même temps ne permet pas de répondre aux aléas de l’Enterprise (salarié nouvellement embauché ou n’ayant pas pu assister à la formation intra planifiée)

o Un coût élevé quand le nombre de salariés à former n’est pas suffisant

o Il est nécessaire de mettre à disposition des locaux de l’entreprise pendant toute la durée de la formation, rendant impossible leur utilisation pour les autres salariés

C’est pour cela qu’il est nécessaire de proposer des modes de formation alternatifs, avec l’inter-entreprises, qui permet à l’organisme de formation d’accueillir des stagiaires issus d’entreprises différentes dans ses locaux.

Cela offre de la flexibilité aux entreprises, qui peuvent faire le choix de former individuellement leurs salariés, sans avoir à supporter la charge financière d’une formation intra.

Cela met en évidence deux enjeux majeurs :

- La nécessité pour les organismes de formation de remplir ces sessions

- La difficulté parfois pour les entreprises de trouver la formation dont elles ont besoin face à la multiplicité des offres.

Le taux de remplissage des sessions inter-entreprises

C’est l’enjeu économique majeur pour les organismes de formation. Le coût de la formation étant identique pour chacun des stagiaires, le seuil de rentabilité permettant d’absorber les coûts de formation (locaux, formateur, supports, équipements) n’est atteint qu’à partir d’un certain nombre de participants.

Si ce seuil n’est pas atteint, il est nécessaire de choisir entre maintenir la session (et travailler à perte) ou l’annuler (et mécontenter les inscrits).

Si ce seuil est dépassé, la session de formation devient rentable. Bien évidemment, plus il y a de participants au-delà de ce seuil, plus la session de formation génère de la marge.

Ainsi, travailler à améliorer le taux de remplissage est essentiel.

Plusieurs leviers sont à mettre en œuvre :

Travailler la satisfaction client et le NPS

Ce premier levier est essentiel, pérenne, mais nécessite du temps et de la rigueur.

Il se résume dans le cercle vertueux de la satisfaction client :

- Dispenser des formations de qualité et générer de la satisfaction

- Un client très satisfait est prescripteur

- Il parle de vous en bien et vous amène de nouveaux clients

- Qui sont satisfaits et parlent de vous à leur tour

Il est donc indispensable de mettre en place une organisation centrée sur la satisfaction client. De ce niveau de satisfaction, mesurable par le biais de questionnaires donnés aux clients, découle un taux de recommandation, le « Net Promoter Score » qui est un excellent indicateur de vos prescripteurs et du potentiel de nouveaux clients que vous pouvez toucher par le « bouche à oreille »

Qui dit bouche-à-oreille qui fonctionne, dit sollicitations de prospects pour des demandes de formations. C’est pourquoi il est nécessaire de bien traiter ces demandes.

Travailler l’entrant

« L’entrant », ce sont toutes les sollicitations de clients potentiels qui vous arrivent, sans action de démarchage particulière de votre part.

Il est parfois - à tort - traité à la légère. Il ne faut jamais oublier qu’une demande de devis, ou de renseignements, est souvent le premier (et parfois le dernier) contact que l’on a avec un client potentiel.

Ce premier contact constitue la première impression que se fait un prospect de vous et de votre entreprise. Il conditionne son avis à votre sujet.

Ainsi, une réponse trop tardive à une demande de devis, l’absence de réponse à une demande de renseignements supplémentaires ou une demande de contact non honorée peut souvent éliminer toute possibilité de contractualisation dans le futur.

Gérer à la fois les impératifs en matière de qualité de formation, d’administratif et de commercial est difficile. C’est pourtant indispensable pour améliorer son taux de remplissage.

Ainsi, il est essentiel de mettre en place une organisation commerciale efficace, en imposant des temps dédiés aux actions commerciales, que sont notamment :

- La rédaction et l’envoi des devis en moins de 24h suivant la demande

- La relance des devis envoyés la semaine passée

- Le rappel systématique des sollicitations faites par téléphone

Travailler le sortant

Pour autant, souvent, l’entrant ne suffit pas à compléter l’ensemble des sessions de formations inter-entreprises.

C’est pourquoi il est nécessaire de mettre en place des actions commerciales « sortantes ».

Il peut s’agir :

- D’annonces sur les réseaux sociaux

- D’actions de prospection auprès des entreprises de votre secteur

- De mailing envoyés aux contacts identifiés dans les entreprises susceptibles de former leurs salariés

- De rappel des anciens clients ou prospects qui ont fait des demandes de devis par le passé

- De mise en place de campagnes publicitaires ou d’achats de mots-clés sur les moteurs de recherche

- De mise en place de partenariat avec d’autres organismes de formation pour compléter des sessions en commun et satisfaire les clients

- De la mise en ligne gratuitement de vos places de formations encore disponibles sur oùFormer et capter ainsi les demandes des entreprises qui cherchent à former leurs salariés

Un sortant bien travaillé, c’est un futur entrant en retour !

C’est pourquoi il est important de soigner l’ensemble des aspects commerciaux de votre centre de formation.

La solution oùFormer

Nous avons créé oùFormer pour vous aider à simplifier vos actions :

- Vos places disponibles sont visibles auprès des entreprises qui cherchent à former leurs salariés

- Il n’est plus nécessaire de mettre en place des actions de communication sortantes qui peuvent être noyées parmi celles de vos concurrents

- Les entreprises font des demandes de réservation directement depuis oùFormer. Vous ne traitez ainsi que des demandes d’inscription. Fini les heures passées à rédiger des devis qui n’aboutissent pas.

- La mise en ligne est gratuite, donc aucun risque de dégrader votre marge !