Animer une réunion en visioconférence / à distance

Formation

Introduction à la formation : définir l'objectif et le format de sa réunion

• Appréhender ses objectifs comme baromètre de réussite de la réunion

• Identifier le livrable : plan d'action ? Des décisions ? Information ? Remontée d'information ? Brainstorming ?

• Maîtriser tous les paramètres de votre réunion pour identifier le meilleur format

• Identifier les forces et zones de vigilance de chaque mode de réunion

• Réunion audio, visioconférence, ou bien mixte

• Avantages et zones de vigilance de chaque option

• Quelle alternative pour ceux qui ne souhaite pas être vu dans le cadre d'une visio, comment gérer ?

• Comment choisir son outil collaboratif adapté au type d'objectif ?

Préparer sa réunion : Savoir définir et hiérarchiser son ordre du jour

• Définir et rédiger les sous objectifs attendus pour impliquer chacun

• Savoir articuler les informations et les hiérarchiser

• Définir des temps de travail pour chaque phase : équilibrer les thématiques

• Focus sur l'utilisation d'un document type PPT

Planifier ses réunions : Quel type d'information donner ?

• Savoir tenir compte des spécificités horaires

• Communiquer sur les prérequis ou attendus (documents, type de matériel, connaissance de l'outil)

• Préparer son propre matériel pour ne pas être pris au dépourvu

• Savoir calibrer la durée de la réunion en fonction de l'objectif, des participants et du format de la réunion

Identifier les bonnes pratiques pour intervenir dans une réunion en visioconférence

• Savoir maîtriser le début de la réunion : starter, présentation, lancement

• Les fondamentaux d'une communication non verbale adaptée au format virtuel

• Quelle tenue adaptée pour l'animation de réunion en visioconférence ?

• Comment se placer par rapport à l'outil de réunion ?

• Quelle gestuelle adopter lors d'une réunion face à une caméra ?

Adapter sa communication verbale au format de réunion en visioconférence

• Animer sans fatigue, être entendu et écouté

• S'appuyer sur sa respiration pour mieux communiquer

Maintenir l'attention des participants et favoriser les échanges

• Réunion d'information VS réunion d'échange

• Quand créer des sous-groupes lorsque c'est nécessaire ?

• Inciter chacun à la parole, accorder des temps de paroles égaux à chaque participant

• Redynamiser et capter l'attention pour éviter la déconcentration

• Savoir recadrer les débordements et garder le fil conducteur de l'objectif

• Comment repérer les signes d'un décrochage et les prévenir

• Comment susciter du feed-back, éviter les malentendus

• Savoir recadrer avec bienveillance un collaborateur ou un groupe en cas de débordement