Animer une réunion en visioconférence / à distance
organisme accrédité Qualiopi

CNFCE

Objectifs:
Formation animer une réunion en visioconférence / à distance : Maîtriser la conduite d'une visioconférence
- Savoir préparer, organiser une réunion en visioconférence et en définir les objectifs
- Piloter une réunion en visioconférence, du starting à la synthèse
- Maîtriser les 8 clés pour réussir une réunion en visioconférence
- Connaître les mécaniques et les limites du distanciel dans le cadre de votre animation pour identifier le meilleur format de votre réunion
Public visé
Cette formation à l'animation de réunions en visio s'adresse à des managers, chefs de projets ou à des salariés d'entreprise devant animer régulièrement des réunions
Prérequis
Aucun prérequis n'est nécessaire pour suivre la formation animer une réunion en visioconférence / à distance
Formation
Introduction à la formation : définir l'objectif et le format de sa réunion
Appréhender ses objectifs comme baromètre de réussite de la réunion
Identifier le livrable : plan d'action ? Des décisions ? Information ? Remontée d'information ? Brainstorming ?
Maîtriser tous les paramètres de votre réunion pour identifier le meilleur format
Identifier les forces et zones de vigilance de chaque mode de réunion
Réunion audio, visioconférence, ou bien mixte
Avantages et zones de vigilance de chaque option
Quelle alternative pour ceux qui ne souhaite pas être vu dans le cadre d'une visio, comment gérer ?
Comment choisir son outil collaboratif adapté au type d'objectif ?
Préparer sa réunion : Savoir définir et hiérarchiser son ordre du jour
Définir et rédiger les sous objectifs attendus pour impliquer chacun
Savoir articuler les informations et les hiérarchiser
Définir des temps de travail pour chaque phase : équilibrer les thématiques
Focus sur l'utilisation d'un document type PPT
Planifier ses réunions : Quel type d'information donner ?
Savoir tenir compte des spécificités horaires
Communiquer sur les prérequis ou attendus (documents, type de matériel, connaissance de l'outil)
Préparer son propre matériel pour ne pas être pris au dépourvu
Savoir calibrer la durée de la réunion en fonction de l'objectif, des participants et du format de la réunion
Identifier les bonnes pratiques pour intervenir dans une réunion en visioconférence
Savoir maîtriser le début de la réunion : starter, présentation, lancement
Les fondamentaux d'une communication non verbale adaptée au format virtuel
Quelle tenue adaptée pour l'animation de réunion en visioconférence ?
Comment se placer par rapport à l'outil de réunion ?
Quelle gestuelle adopter lors d'une réunion face à une caméra ?
Adapter sa communication verbale au format de réunion en visioconférence
Animer sans fatigue, être entendu et écouté
S'appuyer sur sa respiration pour mieux communiquer
Maintenir l'attention des participants et favoriser les échanges
Réunion d'information VS réunion d'échange
Quand créer des sous-groupes lorsque c'est nécessaire ?
Inciter chacun à la parole, accorder des temps de paroles égaux à chaque participant
Redynamiser et capter l'attention pour éviter la déconcentration
Savoir recadrer les débordements et garder le fil conducteur de l'objectif
Comment repérer les signes d'un décrochage et les prévenir
Comment susciter du feed-back, éviter les malentendus
Savoir recadrer avec bienveillance un collaborateur ou un groupe en cas de débordement
Formation pratique:
Description de la formation:
Méthodes pédagogiques:
- Apports théoriques et pratiques
- Mises en situation
- Support de cours de la formation animer une réunion en visioconférence / à distance
Modalités d'évaluation:
Description de la formation:
Reconnaissance ou certification visée:
Description de la formation:
Informations complémentaires :
Notre formation à l'animation de réunions en visioconférence / à distance vise à aider managers, chefs d'équipe ou tout type de salariés à assimiler les bonnes pratiques de la réunion virtuelle.
Le formateur accompagne les stagiaires en leur inculquant les bases pour réussir cet exercice avec maîtrise. Avec la démocratisation du télétravail, de nombreuses entreprises ont dû apprendre à mener des réunions de ce type sur le tas, en ayant les mêmes réflexes que pour celles en présentiel.
Pourtant, une réunion en visioconférence implique souvent de nombreux bugs techniques (problèmes de connexion, difficulté à intégrer une session etc.) pouvant créer des retards sur le planning. D'autres aspects, comme la fatigue visuelle, la perte d'attention et les difficultés de compréhension, nécessitent de manier efficacement pauses, communication et écoute.
Notre formation sur la conduite de réunion en visioconférence / à distance, d'une durée de 2 jours, reviendra sur les principes de base à maîtriser. Quel est l'objectif de la réunion ? Quel format est le plus adapté ? Comment préparer et organiser sa réunion ? Autant de questions auxquelles les stagiaires trouveront des réponses.
Ce stage complet allie théorie et pratique. Le formateur se concentrera sur la communication, afin de veiller à ce que les stagiaires apprennent à dynamiser leurs interventions et à favoriser les échanges, quel que soit l'outil collaboratif utilisé (Google Meet, Zoom, Teams, etc.)
De nombreux exercices et des mises en situation apporteront aux managers et salariés une expérience pratique, pour être immédiatement opérationnel.
Pour compléter ce stage, nous proposons de nombreux programmes sur le management d'équipe à distance ou sur le télétravail.
Pour plus d'informations, notre service commercial peut répondre à toutes vos questions, par mail ou par téléphone.
Cette formation est reservée aux professionnels.
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