Qu’est-ce que Microsoft Excel ?

Qu’est-ce que Microsoft Excel ? Un tableur, certes. Mais surtout un outil devenu incontournable dans de nombreux métiers pour structurer l’information, réaliser des calculs fiables et analyser des données rapidement.

 

S’il peut sembler simple au premier abord, Excel révèle toute sa puissance à mesure que les besoins se précisent : automatisation, tableaux croisés, visualisations, ou encore collaboration en ligne. Certains y voient un outil du quotidien. D’autres, un fichier qu’il vaut mieux ne pas casser la veille d’un comité.

 

Ce guide passe en revue son fonctionnement, ses usages concrets en entreprise, ses limites… et les bons réflexes pour l’aborder sans appréhension.

 

Historique et contexte

Excel n’est pas arrivé par hasard sur nos bureaux : son succès est le fruit d’une évolution continue depuis près de quarante ans.

 

Tout commence en 1985, avec le lancement de la toute première version d’Excel… sur Macintosh. À l’époque, Microsoft vise déjà à concurrencer Lotus 1-2-3, le leader incontesté des tableurs sur PC. Deux ans plus tard, en 1987, Excel fait son entrée sur Windows avec la version 2.0, marquant le début d’une longue domination sur le marché bureautique.

 

Dans les années 90, alors que des logiciels comme Quattro Pro tentent de s’imposer, Excel se distingue par une interface plus intuitive, une meilleure compatibilité avec le reste de la suite Office et des mises à jour régulières.

 

Depuis, le logiciel n’a cessé d’évoluer : introduction des graphismes modernes, des tableaux croisés dynamiques, du VBA, puis de la mise en forme conditionnelle… jusqu’à l’intégration du cloud avec Office 365 (désormais Microsoft 365). Aujourd’hui, Excel est disponible sur Windows, Mac, mobile (iOS, Android) et en version en ligne, avec co-édition en temps réel et stockage automatique dans le cloud.

 

Définition et rôles d’Excel

Excel est un logiciel de type tableur. Il sert à organiser des données sous forme de tableaux, à les manipuler facilement, et à effectuer des calculs ou des analyses directement dans les cellules.

 

Qu’est-ce qu’un tableur ?

Un tableur fonctionne comme une grille composée de lignes, de colonnes, et de cellules. On y saisit des chiffres, du texte, des dates, ou encore des formules. Cette structure facilite le traitement d’un grand volume d’informations, tout en gardant une lecture structurée.

 

À quoi sert Excel ?

Excel est utilisé pour :

• Calculer : effectuer des opérations simples ou complexes (sommes, moyennes, pourcentages, statistiques).
• Organiser : structurer des données, les trier, les filtrer, les regrouper selon différents critères.
• Visualiser : créer des graphiques ou des tableaux croisés dynamiques pour faire ressortir des tendances.
• Automatiser : répéter des actions via des formules, des macros ou du code VBA pour gagner du temps.

 

Excel s’intègre naturellement aux autres outils de la suite Microsoft 365. Il est possible, par exemple, d’importer des données depuis Outlook ou SharePoint, de créer des tableaux à partir de Listes ou Forms, ou encore de lier des fichiers Power BI pour enrichir les analyses. Cette compatibilité facilite la circulation de l’information entre services et outils, sans passer par des exports manuels.

 

Interface et principes de base d’Excel

L’interface d’Excel repose sur une structure simple à prendre en main, même si elle peut sembler dense au premier abord.

 

Le ruban

En haut de la fenêtre, le ruban regroupe l’essentiel des commandes. Il est organisé par onglets :

• Accueil pour la mise en forme, les copier-coller, les tris.
• Insertion pour ajouter graphiques, tableaux ou images.
• Mise en page pour ajuster les marges et la disposition à l’impression.
• Formules, Données, Révision, Affichage : chacun regroupe des outils spécifiques pour créer des calculs, gérer les données ou ajuster l’affichage.

 

Le classeur et les feuilles

Un fichier Excel s’appelle un classeur. Il peut contenir plusieurs feuilles, visibles sous forme d’onglets. Chaque feuille est une grille de cellules, identifiées par une lettre (colonne) et un chiffre (ligne). Certaines zones peuvent être nommées pour faciliter les calculs.

 

Contenu des cellules

Chaque cellule peut contenir :

• du texte (un nom, une catégorie) ;
• des chiffres (saisis ou calculés) ;
• des dates ou des heures ;
• ou des valeurs avec un format spécifique (devise, pourcentage…).

 

Les outils à garder sous les yeux

• La barre de formule affiche ce que contient vraiment une cellule (valeur ou formule).
• La barre d’état, en bas, donne des infos utiles comme la somme ou la moyenne d’une sélection.

 

Raccourcis clavier à connaître

Quelques raccourcis font gagner beaucoup de temps :

• Ctrl + C / V pour copier-coller ;
• Ctrl + Z pour annuler ;
• F2 pour modifier une cellule ;
• Alt + E + S pour accéder au collage spécial ;
• Ctrl + ; pour insérer la date du jour.

 

Et sur Mac ?

Sur Mac, la plupart des raccourcis existent, avec quelques différences :

• Commande (⌘) remplace Ctrl pour copier, coller, annuler…
• F2 fonctionne avec la touche Fn selon les réglages du clavier.
• Certains raccourcis comme Alt + E + S n’ont pas d’équivalent direct : il faut passer par les menus ou personnaliser ses propres raccourcis.

 

Principales fonctionnalités d’Excel

Excel est utilisé dans de nombreux métiers, mais ses fonctions de base restent les mêmes. Voici celles que l'on retrouve dans la plupart des usages professionnels.

 

Formules

Excel permet d’effectuer rapidement des calculs, du plus simple au plus complexe. On utilise des opérateurs (+, –, *, /) et des fonctions comme SOMME, MOYENNE, MIN, MAX, NB.SI ou CONCAT. Elles couvrent l’essentiel des besoins courants.

 

Références relatives et absolues

Par défaut, une formule s’adapte quand on la copie : c’est une référence relative. Pour bloquer une cellule (par exemple un taux fixe), on ajoute le symbole $ devant la colonne et/ou la ligne.

 

Mise en forme

Les cellules peuvent être formatées selon le type de contenu : nombre, date, devise, pourcentage… On peut aussi appliquer une mise en forme conditionnelle pour faire ressortir certaines valeurs (ex. : surligner les montants supérieurs à un seuil).

 

Gestion des données

Excel facilite la lecture des tableaux grâce aux outils de tri, de filtre et de validation des données (comme les listes déroulantes). Pratique pour éviter les erreurs ou organiser une base client.

 

Analyse

Avec les tableaux croisés dynamiques, on synthétise des données sans écrire une seule formule. Les graphiques permettent de visualiser des tendances ou des écarts en quelques clics.

 

Automatisation

L’enregistreur de macros permet de répéter une suite d’actions sans tout refaire à la main. On peut, par exemple, générer des factures à partir d’un modèle ou importer automatiquement un fichier CSV.

 

Travail en ligne

Avec Excel pour le web (inclus dans Microsoft 365), plusieurs personnes peuvent travailler en même temps sur un même fichier. On peut suivre les modifications, ajouter des commentaires et revenir à une version précédente.

 

Fonctions d’IA

Les dernières versions intègrent des outils d’aide à l’analyse, comme le volet Idées (qui suggère des graphiques ou des indicateurs) ou Copilot, qui génère des formules ou des résumés en langage naturel.

 

Cas d’usage et exemples concrets

Excel sert au quotidien dans de nombreuses tâches métiers. Voici quelques exemples concrets d’utilisation :

• Suivre un budget en enregistrant les dépenses et les recettes, en calculant automatiquement le solde et en affichant l’évolution mensuelle sous forme de graphique.
• Planifier un projet avec des échéances, des responsables, un suivi d’avancement et des barres de progression.
• Gérer une base client en structurant les données de contact, en segmentant par zone ou statut, et en filtrant les résultats selon différents critères.
• Faire un reporting financier avec des ratios, des marges, des indicateurs clés et des courbes d’évolution.
• Créer un tableau de bord commercial pour suivre les ventes, mesurer le taux de conversion, comparer les résultats mensuels et calculer les KPI.

 

Les différentes versions d’Excel

Excel est un logiciel payant, sauf dans sa version en ligne. Il existe plusieurs formats, adaptés à des usages différents :

• Microsoft 365 (abonnement) : Excel fait partie intégrante de la suite Microsoft 365, aux côtés de Word, Outlook, PowerPoint… Cette formule donne accès aux versions complètes, aux mises à jour, au travail collaboratif et au stockage cloud.
• Excel Online (gratuit) : utilisable depuis un simple navigateur, cette version couvre les besoins de base. Elle reste limitée sur certaines fonctionnalités comme les macros, les graphiques avancés ou les tableaux croisés dynamiques.
• Excel en licence fixe (Excel 2021) : il est aussi possible d’acheter Excel sans abonnement. Cette version s’utilise hors ligne, sans accès aux fonctions collaboratives ni aux évolutions futures.

 

Avantages et limites d’Excel

Excel reste l’un des outils les plus utilisés en entreprise, mais il n’est pas adapté à tous les usages.

 

Ses points forts :

• Utilisé partout : métiers, secteurs, niveaux d’expérience… Excel est un standard.
• Interface intuitive : les onglets et le ruban facilitent la prise en main, même sans formation.
• Fonctions intégrées : calculs statistiques, formules financières, gestion des textes et des dates.
• Communauté active : nombreux tutoriels, forums, modèles partagés.
• Intégration à Microsoft 365 : travail collaboratif, sauvegarde automatique, historique des versions.

 

Ses limites :

• Fichiers lourds : les performances chutent quand les tableaux deviennent trop volumineux.
• Pas conçu pour gérer des bases complexes : Excel n’est pas un vrai système de gestion de bases de données.
• Erreurs fréquentes : formules mal copiées, références oubliées… un petit oubli peut fausser tout un calcul.
• VBA peu accessible : l’automatisation demande des compétences spécifiques.
• Fonctionnalités réduites sur mobile ou en ligne : certaines options ne sont pas disponibles, notamment les macros.

 

Les alternatives :

• Google Sheets : gratuit, collaboratif en ligne, mais limité sur les gros fichiers.
• LibreOffice Calc : open-source, proche d’Excel, mais avec quelques soucis de compatibilité.
• Apple Numbers : adapté aux appareils Apple, mais peu utilisé en entreprise.
• Power BI ou Tableau : outils spécialisés pour l’analyse de données et la visualisation avancée.

 

Conseils pour bien débuter

Pour apprendre Excel efficacement, inutile de tout apprendre d’un coup. Mieux vaut commencer par des cas simples et progresser par étapes. Voici quelques repères utiles :

• Tester le logiciel en installant la version d’essai de Microsoft 365, qui inclut Excel pendant 30 jours.
• Suivre quelques tutoriels en ligne (YouTube, LinkedIn Learning, Udemy…) pour comprendre les bases sans se perdre.
• Créer un premier tableau concret, comme un budget mensuel ou un planning, pour mettre en pratique les fonctions simples et les graphiques.
• Utiliser la fonction “Aide” ou la barre de recherche du ruban (“Dites-nous ce que vous voulez faire”) pour trouver rapidement une commande.
• Modifier un modèle existant : partir d’un tableau trouvé en ligne et l’adapter à ses besoins permet de progresser sans partir de zéro.
• Suivre une formation Excel reste la meilleure option pour acquérir des bases solides et gagner du temps. Pour aller plus loin, oùFormer propose des formations Excel adaptées à chaque niveau, en ligne ou en présentiel.

 

Excel reste un outil de référence pour travailler efficacement avec des données. Qu’il s’agisse de calculer, structurer, automatiser ou analyser, il s’adapte à des usages très variés, du tableau simple au reporting complexe. Mieux le connaître, c’est surtout gagner du temps, éviter les erreurs… et réduire un peu ce moment de flottement quand une cellule affiche soudain #VALEUR!.