D'assistant(e) à Office Manager

A l’issue de cette formation, vous serez capable de :

• Identifier les soft skills essentiels nécessaires pour devenir un Office Manager
• Développer l'assertivité pour définir les missions et responsabilités de votre rôle
• Appliquer les règles de l'animation à distance pour faciliter la collaboration
• Intégrer et assumer des rôles multiples tels que l'assistant, le modérateur et le relai de parole lors des interactions en ligne
• Utiliser efficacement les outils digitaux pour dynamiser les réunions et favoriser la participation
• Exprimer vos idées de manière claire et concise lors de prises de parole
• Développer vos compétences d'écoute active et de reformulation pour faciliter les échanges
• Acquérir une culture du feedback, y compris envers votre manager
• Changer et actualiser vos forces, compétences et aspirations pour clarifier votre mission en tant qu'Office Manager
• Utiliser la Communication Non Violente pour repérer et signaler les dysfonctionnements au sein de l'organisation et contribuer à leur résolution.

Introduction

• Présentation de chacun
• Attentes et objectifs visés de chaque participant
• Présentation du cadre de la formation
• Contextualisation des objectifs et des enjeux
• Emergence des représentations des participants
• Ajustement du contenu du programme de la formation si besoin

Travail introspectif

• Prendre conscience des soft skills essentiels : prise de recul, écoute, capacité de synthèse, esprit collaboratif, prise de parole en public...
• Développer son assertivité pour définir le contour de ses missions
• Décider de son niveau d'autonomie et de décision

Collaborer efficacement... même à distance

• Connaître les règles de l'animation à distance pour faciliter ce nouveau mode de travail
• S'assurer d'un cadre inclusif, qui prenne soin des personnes... et de soi-même
• Assumer une posture multiple : assistant, modérateur, relai de parole, scribe...
• Utiliser son corps (voix / regard / geste / sourire) pour rendre ses propos lisibles visuellement
• Etre à l'aise avec les outils digitaux qui dynamiseront vos réunions (sondage, document partagé...)

La communication au coeur du système

• Prendre la parole pour exprimer ses idées
• S'adapter au format grand public, comme au distanciel
• Travailler son écoute et sa capacité de reformulation pour faciliter les échanges
• Adopter une culture feedback... même pour son manager

Faire le point sur la raison d'être de sa mission

• Prendre le temps de reconnaître et mettre à jour ses forces, compétences et aspirations
• Développer son intelligence émotionnelle pour s'adapter aux besoins du groupe
• Rester en accord avec ses valeurs, développer l'estime de soi
• Autodiagnostic : les champs à faire grandir

Contribuer à créer une organisation vertueuse

• Analyser, repérer et faire remonter les dysfonctionnements, avec la Communication Non Violente
• S'adapter à l'imprévu et à l'urgence : oser improviser
• S'entourer, demander de l'aide, accepter "l'assistance" des autres
• Découvrir les méthodes d'intelligence collective pour prendre part aux enjeux de décisions

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Autodiagnostic
• Mises en situation : atelier collectif ou simulations basées sur des cas concrets proposés par les stagiaires
• Cercle de parole : partage d'expérience et de bonnes pratiques
• Co-développement : trouver des solutions personnelles et créatives propres aux situations des participants
• Jeux de rôle et mises en situation : pour mettre en pratique les apports théoriques
• Jeux improvisés et théâtralisés : pour travailler sur son non-verbal, sa répartie et sa créativité
• Ecriture : préparer une prise de parole, un plan d'action, un compte-rendu, une to do list...
• Débriefing sur les comportements mis en oeuvre : analyse de pratique
• Plan d'action : rédiger son plan d'action personnalisé (PAP)
• Proposition d'une action concrète et temporelle à mettre en place à l'issue de la formation

Synthèse de la session

• Réflexion sur les applications concrètes que chacun peut mettre en oeuvre dans son environnement
• Conseils personnalisés donnés par l'animateur à chaque participant
• Evaluation formative (quiz permettant de valider les compétences acquises)
• Bilan oral et évaluation à chaud