Accompagnement opérationnel à la structuration de la fonction Office Manager

Cette formation accompagne les collaborateurs amenés à occuper ou structurer une fonction d'Office Manager. Elle permet d'acquérir les méthodes, outils et bonnes pratiques nécessaires pour assurer le pilotage administratif, organisationnel et opérationnel de l'entreprise.

À l'issue de la formation, les participants seront capables de :

• Comprendre le rôle stratégique de l'Office Manager.
• Structurer les processus administratifs et organisationnels.
• Optimiser le fonctionnement quotidien de l'entreprise.
• Mettre en place des outils de suivi et de pilotage.
• Gérer les fournisseurs, prestataires et services généraux.
• Coordonner les différents services de l'entreprise.
• Piloter des projets transverses.
• Développer une communication professionnelle efficace.
• Accompagner les équipes dans les changements organisationnels.
• Contribuer à la performance globale de l'entreprise.

Programme détaillé

Module 1 – Comprendre le rôle de l'Office Manager

• Les missions de l'Office Manager
• Les compétences attendues
• La posture professionnelle
• Les responsabilités et interactions avec la direction

Module 2 – Organiser l'activité administrative

• Structurer les procédures internes
• Mettre en place des tableaux de bord
• Gérer les documents administratifs
• Optimiser les flux d'information
• Digitaliser les processus

Module 3 – Piloter les services généraux

• Gestion des fournisseurs
• Suivi des contrats
• Gestion des équipements
• Organisation des locaux
• Pilotage des prestations externes

Module 4 – Coordination et gestion de projets

• Organisation des réunions
• Planification des actions
• Suivi des projets
• Gestion des priorités
• Outils collaboratifs

Module 5 – Communication professionnelle

• Communication interne
• Communication avec les partenaires
• Gestion des situations sensibles
• Animation de réunions
• Rédaction de procédures et comptes rendus

Module 6 – Optimiser son organisation

• Gestion du temps
• Priorisation des tâches
• Méthodes d'organisation
• Automatisation des tâches répétitives
• Bonnes pratiques Microsoft 365

Module 7 – Accompagner le changement

• Conduite du changement
• Accompagnement des équipes
• Gestion des résistances
• Mise en œuvre des nouvelles procédures
• Amélioration continue

Module 8 – Cas pratiques

• Diagnostic organisationnel
• Construction d'un plan d'amélioration
• Création de tableaux de bord
• Mise en situation professionnelle
• Élaboration d'un plan d'action personnalisé