Animer des réunions productives en distanciel

A l'issue de cette formation, vous serez capable de :

• Optimiser la préparation et la planification de vos réunions à distance
• Concevoir le projet de réunion à distance
• Maîtriser les outils de visioconférence et de collaboration en ligne
• Appliquer les techniques de communication et d'écoute active
• Gérer les interventions tout en encourageant la participation
• Optimiser le temps de réunion en maîtrisant efficacement les interruptions
• Transmettre les résultats de la réunion aux participants
• Evaluer l'efficacité des réunions pour vous améliorer.

Introduction

• Présentation de chacun
• Attentes et objectifs visés de chaque participant
• Présentation du cadre de la formation
• Contextualisation des objectifs et des enjeux
• Emergence des représentations des participants
• Ajustement du contenu du programme de la formation si besoin

Préparer efficacement une réunion à distance pour garantir des échanges productifs et atteindre les objectifs fixés

• Situer l'outil "réunion" parmi les autres outils de communication
• Identifier les différentes fonctions d'une réunion
• Préparation d'une réunion avec objectifs et agendas partagés
• Fixer les objectifs et les indicateurs de réussite
• Choisir de façon pertinente les participants
• Concevoir un projet de réunion
• Ordre du jour
• Travail préparatoire des participants
• Méthode d'animation
• Outils

Développer mes capacités de communication en réunion à distance pour maximiser la participation, la compréhension et la collaboration

• Les outils de visioconférence : avantages et inconvénients
• Les fonctionnalités clés à maîtriser : partage d'écran, chat, enregistrement, gestion des participants, tableau blanc
• Définir les équipements nécessaires à la réunion à distance
• Elaborer un scénario et un fil rouge
• Ouvrir sur un brise-glace adapté et original
• Choisir les outils d'animation adaptés au distanciel en fonction du scénario
• Gérer les incidents les plus souvent rencontrés
• Développer ses capacités d'écoute et d'adaptation au groupe
• Reformuler, réfléchir et s'adapter afin de répondre à son environnement
• Faire des synthèses et autres conclusions au moment opportun
• Les lois de la communication, contenu, voix, comportements et moi, l'(les) autre(s) et la situation

Animer des séquences claires et constructives pour préciser les messages et atteindre les objectifs de la réunion à distance

• Les 3 rôles et les qualités de l'animateur
• Se sentir légitime en tant qu'animateur
• Optimiser son animation en fonction de sa personnalité et de son public
• Fixer des règles de communication
• Faire produire un groupe et développer la créativité
• Développer l'intelligence collective en réunion à distance
• Assurer des temps de prise de parole équitables
• Identifier les différents rôles dans le groupe
• Faire découvrir les compétences de chacun
• Gérer les participants "difficiles" et les comportements spécifiques du distanciel
• Anticiper et réguler les tensions relationnelles
• Réaliser un tour de table productif : techniques alternatives

Effectuer le suivi et l'évaluation des réunions à distance pour améliorer continuellement le processus et les résultats

• Relire sa prise de notes, structurer et rédiger le compte-rendu
• Documenter les résultats de la réunion grâce à des outils collaboratifs
• En tirer des conclusions pour préparer la prochaine réunion
• Identifier les points non abordés dans l'ordre du jour, à reporter
• Faire le point sur les présents utiles pour cette réunion et ceux nécessaires pour la prochaine
• Débriefer sa propre intervention pour s'améliorer en continu
• Prendre des notes quel que soit le type de réunion
• Structurer et rédiger le compte-rendu
• Cas où l'animateur réalise lui-même le compte-rendu

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Autodiagnostic
• Exercice pratique de rédaction d'un compte-rendu à partir d'une simulation de réunion
• Identifier les questions à se poser pour se préparer
• Rédaction d'objectifs et étude de cas
• Mise en situation : gestion d'un débat avec jeux des différents rôles animateur / modérateur / régulateur (thématique amenée par les stagiaires ou le formateur)
• Travail par groupe sur la gestion des émotions en réunion
• Empathie et auto-empathie dans des situations avec des personnalités difficiles
• Mise en situation (jeux de rôles) avec travail sur la posture et la communication
• Débriefing sur les comportements mis en oeuvre : analyse de pratique
• Plan d'action : rédiger son plan d'action personnalisé (PAP), objectifs et actions concrètes

Synthèse de la session

• Réflexion sur les applications concrètes que chacun peut mettre en oeuvre dans son environnement
• Conseils personnalisés donnés par l'animateur à chaque participant
• Evaluation formative (quiz permettant de valider les compétences acquises)
• Bilan oral et évaluation à chaud