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- Préparer et animer efficacement les différents types de réunions dans un projet
Préparer et animer efficacement les différents types de réunions dans un projet
Objectifs
Programme
- Préparer une réunion projet pour optimiser son temps et gagner en efficacité et en pertinence lors de la conduite de réunion.
- Conduire une réunion projet pour favoriser l'adhésion et la compréhension de tous et atteindre son/ses objectif(s).
- Clôturer une réunion projet pour acter les décisions prises et en dégager les éléments essentiels.
Utiliser les techniques de conduite de réunion au service de son projet
Préparer et communiquer en amont de la réunion
- Définir le thème et l’objectif de la réunion en fonction de l’avancement du projet
- Identifier les participants, leurs métiers, leurs rôles et leurs fonctions
- Planifier le déroulé de la réunion
- Communiquer de façon claire et concise un ordre du jour précis et réaliste
Exercice d’application : construction d’une réunion pour l’utilisation d’une nouvelle méthode
Conduire et animer les réunions
- Appréhender le rôle de pilote
- Identifier les différents styles d’animation de réunion
- Structurer les temps d’information, d’échange et de travail en commun
- Gérer les moments difficiles et les conflits
- Conclure sa réunion efficacement et communiquer les comptes rendus
Partage d’expérience : les réussites et les difficultés rencontrées lors d’animations de réunion par les participants
Utiliser les techniques de communication au service du projet
- Repérer les bases de la communication
- Identifier les obstacles à la communication en réunion projet
- Mettre en œuvre les techniques de communication verbale et non verbale
- Questionner pour mieux comprendre et argumenter
Appréhender les spécificités des réunions projets
- Identifier les différents types de réunion projet
- Communiquer / rappeler l’objectif de chaque réunion en amont et pendant la réunion
- S’assurer que les rôles des participants sont clairs pour tous
- Faire travailler ensemble des acteurs de métiers différents
- Mesurer l’évolution de la maturité de son équipe au cours du projet
- Utiliser les réunions pour fédérer autour du projet
Étude de cas : analyse d’une réunion projet
Mener les différentes réunions d’un projet
Les réunions avec le comité de pilotage
- Prendre en compte les attentes des membres du comité de pilotage dans sa préparation
- Accompagner la prise de décision en adaptant ses présentations
La réunion de présentation de projet
- Informer et communiquer pour développer l’adhésion au projet
- Être clair et crédible, susciter l’intérêt
Mise en situation : présentation de projet sur un temps court
La réunion de lancement d’un projet
- Définir les résultats visés et la structure de la réunion
- Clarifier les contributions et gérer les échanges
Les réunions d’avancement de projet
- Organiser des rituels
- Piloter les réunions, valider les résultats intermédiaires
- Faire un relevé des décisions
Mise en situation : conduite d’une réunion d’avancement
Les réunions de résolution de problème, de crise
- Comprendre les étapes d'un processus de résolution de problème
- Éviter et surmonter les conflits en cas de crise
Mise en situation : résolution de problème Plan d'action personnel : formalisation des actions à mettre en place pour réussir les réunions et entretiens d'un projet
Video : Quels sont les 5 éléments d'une structuration réussie de sa prise de parole ?
Prérequis
Avoir une expérience du management de projet ou avoir suivi " Les 7 outils clés du chef de projet occasionnel " (code 52163)
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