Optimiser le rapport utilité/coût avec l'expression technique et fonctionnelle du besoin

• Utiliser efficacement l'analyse fonctionnelle pour exprimer clairement les besoins
• Appliquer l'analyse de la valeur pour optimiser le rapport utilité/coût
• Rédiger e cahier des charges fonctionnels en prenant en compte les risques

Expression optimisée du besoin

Appréhender l'expression du besoin

• L'importance de définir précisément les besoins
• Les 4 dimensions essentielles : qualité, quantité, délai, risques
• Différencier la définition technique du besoin et la définition fonctionnelle

Exercice : Description d’un objet en expression technique et en expression fonctionnelle

Identifier les outils et méthodes pour définir les besoins 

• Utilisation de la fiche d'expression du besoin
• Recensement et organisation des besoins internes
• La matrice ACDE revisitée
• Le tableau fonctionnel et la checklist de questions de l’expression du besoin

Etude de cas fil rouge “Cas théâtre multi-lots” : s'entraîner au questionnement via un jeu, puis utiliser la matrice ACDE pour définir le périmètre du besoin

Recourir à l'analyse fonctionnelle du besoin

• Principes de base et méthodologie
• Identification et priorisation des fonctions et contraintes
• Améliorer la satisfaction du client interne et initier une démarche d’ouverture
• Raisonner fonctionnellement sur les caractéristiques spécifiques du service à livrer (besoin ponctuel ou récurrent, recevabilité éléments différenciants)
• Le cahier des charges : un mixte “classique” et fonctionnel

Etude de cas fil rouge “Cas théâtre multi-lots” : mise en application sur la recherche des fonctions et contraintes

Maîtriser les coûts et optimiser le rapport utilité/coût

Comprendre l'analyse de la valeur

• Introduction aux notions fondamentales
  • définition et importance de l'analyse de la valeur dans les achats publics
  • compréhension des coûts des fonctions techniques : lien entre les fonctions d’un produit ou service et leurs coûts associés
• Analyse des coûts fonctionnels
  • méthodes pour évaluer le coût des différentes fonctions

Etude de cas fil rouge “Cas théâtre multi-lots” : estimation des coûts fonctionnels sur des exemples concrets

Intégrer les leviers d’optimisation du rapport utilité/coût

• Identification et anticipation des coûts
  • techniques pour anticiper et évaluer les coûts susceptibles de générer un dysfonctionnement
  • importance de la prévision et de la planification dans la réduction des risques
• Détection et optimisation des coûts inutiles
  • méthodes pour identifier les fonctions non nécessaires ou surdimensionnées
  • stratégies d'élimination ou de réduction des coûts superflus

Etude de cas fil rouge “Cas théâtre multi-lots” : mise en application des leviers d’optimisation.

Ingénierie du dossier d'achats

• Exploration des variantes
• Prestations supplémentaires éventuelles (PSE) comme levier décisionnel
• Étude des stratégies d'achat permettant de maximiser le rapport utilité/coût

Etude de cas fil rouge “Cas théâtre multi-lots” : réflexion sur les éléments de stratégie achat et ingénierie du dossier permettant de dégager de la performance sur le rapport utilité/coût