Anticiper les besoins de formation de ses salariés

Dans une entreprise, les formations ne doivent pas se planifier uniquement à l’approche d’une échéance. Recyclages obligatoires, évolution des postes, nouveaux outils, projets à lancer : beaucoup de besoins sont connus plusieurs mois à l'avance.

 

Pourtant, ils sont souvent traités au fil de l'eau. Une demande arrive, on cherche une session, on réserve dans l'urgence.

 

Prendre un temps d'avance permet d'organiser les formations dans la durée, de relier les actions aux priorités de l'entreprise et de garder une vision claire des obligations à venir.

 

Dans cet article, nous détaillons comment structurer cette organisation et comment oùFormer peut faciliter sa mise en œuvre.

 

Pourquoi anticiper les besoins de formation est une obligation pour l'employeur

La formation des salariés ne relève pas uniquement d'un choix d'organisation interne. Elle répond à des règles fixées par le Code du travail. L'employeur doit veiller à ce que chaque salarié dispose des compétences nécessaires pour exercer son poste, et puisse continuer à l'occuper dans le temps.

 

 

Adaptation au poste et maintien de l'employabilité

L'article L.6321-1 du Code du travail prévoit que l'employeur assure l'adaptation des salariés à leur poste de travail. Il doit également veiller au maintien de leur capacité à occuper un emploi, notamment face aux évolutions technologiques et organisationnelles.

 

Pour cela, il faut anticiper :

• l'arrivée de nouveaux outils ou logiciels ;
• les changements de méthodes ou d'organisation ;
• les évolutions réglementaires impactant certains métiers ;
• les recyclages ou renouvellements liés à des habilitations.

 

L'enjeu n'est pas de former systématiquement, mais de s'assurer que les compétences suivent les évolutions de l'activité. Anticiper permet d'inscrire cette démarche dans la durée, plutôt que d'intervenir uniquement lorsqu'un besoin se fait ressentir.

 

Consultation du CSE et entretiens professionnels

Dans les entreprises d'au moins 50 salariés, le CSE est consulté sur les orientations en matière de formation. L'entreprise doit être en mesure d'expliquer ses choix : quelles compétences renforcer, quelles formations programmer, quelles priorités retenir. Cette étape oblige à préparer le plan en amont.

 

Les entretiens professionnels jouent un rôle tout aussi important. Organisés tous les deux ans, ils permettent d'échanger sur le parcours du salarié, ses perspectives d'évolution et les compétences à développer.

 

Ce sont des moments utiles pour :

• identifier un besoin de montée en compétences ;
• anticiper un changement de poste ;
• préparer une évolution interne ;
• intégrer des formations dans la planification future.

 

Lorsque ces outils sont utilisés de manière régulière, ils facilitent l'anticipation. Les besoins ne sont plus découverts au dernier moment, ils sont intégrés progressivement dans la stratégie de formation de l'entreprise.

 

Identifier les besoins de formation avant qu'ils ne deviennent urgents

Les besoins de formation ne surgissent pas par hasard : ils sont souvent liés à des obligations connues, à des projets déjà planifiés ou à des signaux observables sur le terrain. Les identifier tôt permet d'éviter les décisions prises dans l'urgence.

 

Les formations obligatoires et réglementaires à planifier

Certaines formations sont encadrées par la réglementation ou conditionnent l'exercice d'une activité. Leur échéance est généralement connue à l'avance.

 

C'est le cas, par exemple :

• des formations en santé et sécurité au travail (SST) ;
• de l'AIPR pour les travaux à proximité des réseaux ;
• des habilitations électriques ;
• des CACES ou autres autorisations de conduite ;
• des recyclages périodiques imposés par un référentiel.

 

Ces obligations sont prévisibles. Les intégrer dans un calendrier annuel ou pluriannuel permet de sécuriser l'activité et d'éviter les ruptures d'habilitation.

 

 

Les besoins stratégiques liés aux évolutions de l'entreprise

D'autres besoins ne sont pas réglementaires, mais découlent directement de la stratégie de l'entreprise :

• déploiement d'un nouveau logiciel ;
• ouverture d'un nouveau site ;
• réorganisation des équipes ;
• lancement d'un nouveau service ;
• montée en gamme de l'offre.

 

La formation accompagne le changement. Anticiper permet de préparer les équipes avant la mise en œuvre, plutôt que d'ajuster une fois les difficultés constatées.

 

Les écarts de compétences détectés sur le terrain

Enfin, certains besoins apparaissent à partir de signaux internes. Ils ne sont pas toujours formalisés, mais peuvent être repérés à travers :

• les entretiens annuels ;
• les retours des managers ;
• des erreurs ou non-conformités récurrentes ;
• une baisse de performance sur certaines missions ;
• des demandes récurrentes d'accompagnement.

 

Ces éléments donnent des indications concrètes sur les compétences à renforcer. Les analyser régulièrement permet d'alimenter le plan de développement des compétences sans attendre qu'un écart devienne problématique.

 

Méthode en 5 étapes pour anticiper efficacement les besoins

Anticiper ne demande pas une organisation complexe. Une démarche structurée suffit pour passer d'une logique réactive à une logique planifiée. Voici un cadre simple pour organiser la réflexion.

 

Étape 1 : cartographier les compétences existantes

Avant de programmer de nouvelles formations, il faut savoir précisément où l'on en est.

 

Un état des lieux permet de recenser :

• les qualifications et habilitations en cours de validité ;
• les expertises clés présentes dans l'équipe ;
• les compétences critiques pour l'activité ;
• les dépendances à une seule personne sur certains sujets.

 

Cette vision globale met en évidence les forces internes, mais aussi les zones à sécuriser.

 

Étape 2 : analyser les objectifs à court et moyen terme

Les besoins de formation prennent sens lorsqu'ils sont reliés aux orientations de l'entreprise.

 

Projets à venir, nouveaux outils, évolutions d'organisation, développement d'activité : chaque décision stratégique entraîne des exigences nouvelles en matière de compétences.

 

Mettre en parallèle les ambitions à 12 ou 24 mois avec la cartographie existante permet d'identifier les écarts à anticiper.

 

Étape 3 : recueillir les données internes

Les données terrain affinent l'analyse.

 

Les entretiens professionnels, les évaluations annuelles et les retours des managers apportent des indications concrètes :

• difficultés récurrentes sur certaines missions ;
• besoins exprimés par les équipes ;
• écarts de niveau entre postes similaires ;
• problématiques qualité ou sécurité.

 

Ces informations donnent une lecture opérationnelle des besoins.

 

Étape 4 : prioriser les actions

Tous les besoins identifiés n'ont pas le même degré d'urgence.

 

Une hiérarchisation simple facilite la décision :

• ce qui relève d'une obligation réglementaire ou d'une échéance proche ;
• ce qui soutient un projet stratégique ;
• ce qui accompagne une montée en compétences progressive.

 

Cette distinction aide à planifier sans disperser les ressources.

 

Étape 5 : formaliser et piloter le plan de développement des compétences

Le plan de développement des compétences rassemble les formations que l'entreprise décide de mettre en place pour ses salariés. Depuis 2019, il remplace l'ancien plan de formation.

 

C'est dans ce document que l'employeur formalise ses priorités : formations obligatoires, mises à jour réglementaires, montée en compétences liée aux projets ou à l'évolution des métiers.

 

Ce plan peut être organisé sur l'année ou sur un horizon plus large. L'idée est d'avoir une vision claire des actions à programmer, plutôt que d'ajouter des formations au fil de l'eau.

 

Bien construit, il permet de :

• anticiper les échéances de recyclage ;
• planifier les formations liées aux projets à venir ;
• structurer le budget formation ;
• donner de la cohérence aux décisions.

 

Comment oùFormer aide les entreprises à anticiper leurs besoins de formation

Sans outil centralisé, cette information reste fragmentée. L'Espace Entreprise oùFormer permet de regrouper ces éléments et de les exploiter dans une logique de planification.

 

Centraliser les réservations et suivre les échéances

Toutes les réservations effectuées via la plateforme sont accessibles au même endroit. L'entreprise peut ainsi :

• consulter les inscriptions confirmées ;
• vérifier les dates de session ;
• identifier les formations à venir ;
• suivre l'état des demandes en cours.

 

Cette centralisation facilite le suivi des échéances, notamment pour les formations réglementaires ou les recyclages. Les informations ne sont plus dispersées entre plusieurs fichiers ou échanges d'e-mails.

 

Visualiser la montée en compétences des salariés

Chaque salarié peut être rattaché à ses formations passées et programmées. Cela permet d'avoir une lecture claire :

• des compétences déjà acquises ;
• des besoins identifiés pour l'année ;
• des actions à planifier.

 

Cette visibilité aide à préparer le plan de développement des compétences et à intégrer progressivement les besoins exprimés lors des entretiens professionnels.

 

Confier la recherche de formations à un conseiller

Lorsque les besoins sont identifiés mais que la recherche prend du temps, il est possible de confier cette étape à un conseiller oùFormer.

 

L'entreprise peut préciser :

• la formation recherchée ;
• la zone géographique ;
• la date souhaitée ;
• le nombre de salariés concernés.

 

Des propositions adaptées sont ensuite transmises, et la réservation peut être effectuée directement depuis l'interface.