Comment faire un publipostage sur Word ?

Envoyer une même lettre à des dizaines de personnes sans tout retaper ? C’est possible, rapide et même plutôt simple avec le publipostage sur Word. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez personnaliser chaque courrier avec le nom, l’adresse ou toute autre donnée spécifique à votre destinataire, tout en gardant un modèle unique.

Plus besoin de copier-coller : Word fusionne automatiquement votre message avec une liste de contacts. Un gain de temps considérable pour envoyer des lettres, des invitations, des attestations ou des relances client… que vous soyez une PME, un service RH ou une association.

Dans ce guide, on vous montre comment faire un publipostage sur Word, étape par étape, de la préparation de votre document à l’impression finale.

Gagnez du temps avec le publipostage sur Word

Le publipostage sur Word est une fonction très utile pour générer un grand nombre de documents personnalisés à partir d’un même modèle. Chaque lettre conserve la même structure, le même style, le même texte, à l’exception des éléments que vous choisissez de personnaliser : nom, prénom, adresse, formule d’appel, informations spécifiques…

On parle aussi de fusion et publipostage : une méthode simple pour combiner un document principal (votre lettre type) avec une source de données (votre liste de destinataires). Word insère automatiquement les bonnes informations au bon endroit pour générer une lettre unique par destinataire.

Quelques exemples concrets :

• Une entreprise peut envoyer une lettre personnalisée à ses clients pour les informer d’un changement de tarif.
• Une association peut envoyer une invitation nominative à ses membres.
• Un cabinet RH peut générer des attestations individuelles de présence à une formation.

C’est l’outil idéal pour gagner du temps, tout en gardant une communication professionnelle et personnalisée.

Préparer les deux éléments indispensables au publipostage

Le publipostage repose sur un principe simple : fusionner un document type avec une liste de données pour générer plusieurs documents personnalisés.

Avant de lancer l’opération dans Word, vous devez donc préparer deux éléments complémentaires :

• Le document principal : il s’agit de votre lettre modèle, celle que vous souhaitez envoyer à plusieurs personnes. Elle contient le texte commun à tous les destinataires (introduction, contenu, formule de politesse…), et des zones réservées aux informations personnalisées (nom, adresse, etc.).
  
  
• La liste de diffusion : c’est une base de données contenant les informations spécifiques à chaque destinataire. Cette liste peut être créée dans Excel, Outlook ou un autre outil compatible. Chaque colonne correspond à un champ (ex. : Prénom, Nom, Adresse), et chaque ligne représente un destinataire.

Ces deux éléments vont être connectés dans Word. Lors de la fusion, le logiciel va insérer automatiquement les bonnes données aux bons endroits dans chaque lettre.

1. Créer le document principal

Commencez par ouvrir un nouveau document Word. Ce fichier servira de modèle de base : vous y rédigez le contenu commun à toutes les lettres (objet, message, signature…), et vous y insérerez ensuite les champs personnalisés.

Allez dans l’onglet Publipostage, puis cliquez sur Démarrer le publipostage > Lettres.

Cela indique à Word que vous allez créer un courrier type à personnaliser.

Vous pouvez taper votre texte librement, comme une lettre classique. Laissez des zones vides (ou des mots repères) à l’endroit où vous souhaitez insérer des champs comme le prénom, l’adresse, ou la civilité.

2. Créer ou utiliser une base de données

Votre liste de diffusion contient toutes les informations nécessaires pour personnaliser chaque document. Elle peut prendre plusieurs formes :

• un tableau Excel,
• une liste de contacts Outlook,
• une base Access ou un autre format compatible.

Le plus courant : un fichier Excel avec des colonnes comme "Prénom", "Nom", "Adresse", "Code postal", etc.

Chaque ligne représente un destinataire. Plus votre fichier est structuré, plus le publipostage sera simple à paramétrer.

Lier le fichier de données à Word

Une fois votre modèle de lettre rédigé et votre fichier de données prêt, il est temps de faire le lien entre les deux. C’est cette étape qui permet à Word d’associer chaque champ (comme “Prénom” ou “Adresse”) aux bonnes informations de votre liste de diffusion.

Étape 1 – Ouvrir la liaison

Dans Word, cliquez sur l’onglet Publipostage, puis sur Sélection des destinataires. Plusieurs options s’offrent à vous :

• Utiliser une liste existante (idéal pour un fichier Excel),
• Choisir parmi vos contacts Outlook,
• Créer une nouvelle liste directement depuis Word.

La méthode la plus courante consiste à cliquer sur Utiliser une liste existante, puis à sélectionner votre fichier Excel ou votre base de données.

Étape 2 – Choisir la bonne feuille

Une fois votre fichier Excel sélectionné, Word ouvre une boîte de dialogue pour vous permettre de choisir la feuille de calcul à utiliser. En effet, un fichier Excel peut contenir plusieurs onglets (appelés “feuilles”), et Word doit savoir lequel contient les informations à fusionner.

Choisissez la feuille qui contient vos données structurées, c’est-à-dire celle dans laquelle chaque colonne correspond à un champ (ex. : Prénom, Nom, Adresse…) et chaque ligne à un destinataire.

Étape 3 – Vérifier l’import

Une fois le fichier chargé, vous pouvez cliquer sur Modifier la liste des destinataires pour prévisualiser vos données.

C’est ici que vous pouvez :

• trier les colonnes (ex. : par nom de famille),
• filtrer certaines lignes (ex. : n’envoyer qu’aux clients d’une ville spécifique),
• désélectionner certains contacts si besoin.

Pensez à enregistrer votre document à ce stade pour ne pas perdre la connexion avec votre base.

Insérer les champs de fusion

Votre modèle est prêt, votre fichier de données est relié : il ne reste plus qu’à personnaliser votre lettre en insérant les champs de fusion. Ces champs agissent comme des balises : lors de la fusion, Word les remplace automatiquement par les bonnes informations issues de votre base de données.

Où et comment les insérer ?

Placez le curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer une donnée personnalisée.

Par exemple :

Bonjour [Prénom],
Nous vous écrivons concernant votre adresse : [Adresse].

Pour insérer un champ :

1. Cliquez sur l’onglet Publipostage.
2. Dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, sélectionnez Insérer un champ de fusion.
3. Choisissez le champ correspondant à une colonne de votre fichier Excel (Nom, Prénom, etc.).

Utiliser les outils préformatés

Word propose aussi des blocs préconfigurés, très pratiques pour insérer plusieurs champs d’un coup :

• Bloc d’adresse : insère automatiquement un nom, une adresse complète, un code postal et une ville dans un format correct.
• Ligne de salutation : permet d’insérer une formule d’appel type « Monsieur Dupont » ou « Chère Madame Martin », personnalisée selon les données de civilité.

Ces options sont accessibles dans le même onglet, sous Bloc d’adresse et Ligne de salutation.

Finaliser et lancer le publipostage

Une fois tous vos champs insérés, votre document est prêt à être fusionné. C’est l’étape où Word va générer, à partir de votre modèle, une lettre personnalisée pour chaque ligne de votre liste de diffusion.

Vérifier l’aperçu

Avant de lancer la fusion, cliquez sur Aperçu des résultats (dans l’onglet Publipostage). Cela vous permet de visualiser les champs remplis avec les vraies données, et de faire défiler les enregistrements un par un avec les flèches "Enregistrement suivant / précédent".

Profitez-en pour relire attentivement les documents générés et vérifier que les champs apparaissent bien (sans erreurs, doublons ou zones vides).

Choisir une action de sortie

Lorsque tout est bon, cliquez sur Terminer & fusionner. Trois options s’offrent à vous :

• Modifier les documents individuels : Word crée un nouveau fichier contenant toutes les lettres fusionnées. Idéal pour une relecture ou une impression différée.
• Imprimer les documents : envoie directement toutes les lettres à l’imprimante.
• Envoyer des messages électroniques : si vous avez une colonne avec les adresses e-mail, vous pouvez envoyer chaque document personnalisé par e-mail depuis Outlook.

Pensez à enregistrer votre document principal (avec les champs de fusion) si vous comptez le réutiliser pour une prochaine campagne.

Résoudre les problèmes courants

Même si Word simplifie le publipostage, il arrive que certains détails bloquent la fusion. Voici les erreurs les plus fréquentes… et surtout, comment les corriger rapidement.

Aller plus loin avec le publipostage

Une fois que vous avez pris en main les bases du publipostage sur Word, vous pouvez débloquer tout son potentiel avec quelques options avancées. Idéal pour affiner vos envois, ajouter des conditions, ou gérer des volumes plus complexes.

Filtrer vos destinataires

Vous n’êtes pas obligé d’envoyer votre lettre à toute la liste. Word vous permet de filtrer certains destinataires selon vos critères.

N’envoyer qu’aux personnes habitant à Paris ou à celles ayant une date d’adhésion après 2023.

Pour cela, cliquez sur Modifier la liste des destinataires, puis utilisez les options Filtrer ou Trier.

Ajouter des règles et des conditions

Le publipostage peut aussi intégrer des règles conditionnelles, un peu comme des formules logiques. Vous pouvez ainsi adapter certains champs selon le contenu d’une cellule.

Si la civilité est “Madame”, insérer “Chère Madame”, sinon “Cher Monsieur”.

Utilisez l’outil Règles > Si…Alors…Sinon dans l’onglet Publipostage pour insérer ce type de logique dans votre texte.

Envoyer directement par e-mail

Si vous souhaitez utiliser le publipostage pour envoyer des e-mails personnalisés, c’est possible… à condition d’avoir une colonne contenant les adresses e-mail dans votre base de données.

1. Cliquez sur Terminer et fusionner > Envoyer des messages électroniques.
2. Sélectionnez le champ contenant les e-mails.
3. Renseignez l’objet, et validez.

Word enverra un mail personnalisé à chaque destinataire via votre client de messagerie (Outlook recommandé).