Remboursement des frais de déplacement des élus CSE : ce que dit la loi

Chaque déplacement d’un élu CSE entraîne des frais : transport, repas, parfois hébergement. Mais qui règle la facture ? Si la loi encadre strictement la prise en charge par l’employeur lors des réunions obligatoires ou des formations, d’autres situations relèvent du budget du comité. Le remboursement des frais de déplacement des élus CSE n’est donc pas qu’une question de logistique : c’est une ligne de partage entre droit du travail, bonne gestion comptable et protection des élus.

Le principe fondateur : aucun coût pour l’exercice du mandat CSE

Exercer un mandat d’élu au CSE ne doit jamais entraîner une perte financière. La loi protège explicitement les représentants du personnel afin que leurs missions ne se traduisent ni par une baisse de salaire, ni par des frais laissés à leur charge.

Maintien intégral de la rémunération

Les heures de délégation ainsi que le temps passé aux réunions obligatoires du CSE sont assimilés à du temps de travail effectif (article L.2315-10 du Code du travail).

Cela signifie que l’élu conserve :

• son salaire de base,
• ainsi que toutes les primes et indemnités habituelles (ancienneté, assiduité, treizième mois, prime de rendement, etc.), sauf si elles sont directement liées à une performance individuelle impossible à mesurer pendant la délégation.

Autrement dit, participer à une réunion convoquée par l’employeur ou utiliser son crédit d’heures de délégation ne peut pas avoir d’impact négatif sur la fiche de paie.

Une protection contre la discrimination

Tout manquement de l’employeur à cette obligation constitue une discrimination syndicale ou représentative, sanctionnée par l’article L.2141-5 du Code du travail.

Dans ce cas, l’élu peut :

• saisir l’inspection du travail,
• engager une action devant le conseil de prud’hommes,
• et obtenir réparation du préjudice subi, avec rappel de salaires et dommages-intérêts.

Cette garantie figure au cœur des droits des représentants du personnel et participe à l’équilibre entre salariés et employeur dans le dialogue social.

La prise en charge obligatoire par l’employeur

En plus du maintien de salaire, l’exercice du mandat CSE ne doit entraîner aucune dépense personnelle pour les élus lorsqu’ils sont convoqués à des réunions ou formations obligatoires. Dans ces cas précis, c’est à l’employeur d’assumer l’intégralité des frais engagés.

Les frais de transport

Lorsqu’un élu doit se déplacer, l’employeur doit prendre en charge :

• les frais de transports en commun (train, métro, bus, avion, etc.),
• les frais kilométriques si le véhicule personnel est utilisé, sur la base du barème kilométrique URSSAF (carburant, entretien, assurance, usure du véhicule).

Ces remboursements doivent correspondre aux dépenses réellement engagées, et être justifiés par une note de frais accompagnée des justificatifs (billets, tickets de péage, factures de carburant).

Les frais annexes : hébergement et restauration

Si la réunion ou la formation obligatoire impose un déplacement lointain ou plusieurs jours consécutifs, l’employeur doit également prendre en charge :

• les repas,
• les nuitées d’hôtel ou d’hébergement temporaire.

Ces frais doivent rester raisonnables : la jurisprudence exclut les excès (restaurants gastronomiques, hôtels de luxe) lorsqu’ils ne sont pas justifiés par la mission (Cass. soc., 15 juin 1994, n°92-14985).

Les réunions concernées

La prise en charge obligatoire s’applique notamment pour :

• les réunions périodiques légales du CSE (articles L.2315-27 et L.2315-28 du Code du travail),
• les réunions extraordinaires convoquées à l’initiative de l’employeur,
• les réunions demandées par la majorité des élus,
• les réunions liées à un droit d’alerte (danger grave et imminent, accident, atteinte à la santé publique ou à l’environnement),
• les formations obligatoires (santé, sécurité et conditions de travail – SSCT, formation économique).

L’assistance à un salarié convoqué

Les représentants du personnel ont également la possibilité d’accompagner un salarié convoqué à un entretien préalable à une sanction disciplinaire ou à un licenciement.

Dans ce cas :

• l’employeur doit prendre en charge les frais de déplacement de l’élu,
• la prise en charge s’effectue selon les mêmes modalités que pour une réunion obligatoire (transport, repas, hébergement si nécessaire).

Les frais relevant du budget du CSE

Tous les frais liés au mandat ne sont pas automatiquement à la charge de l’employeur. Certaines dépenses doivent être imputées sur le budget de fonctionnement du CSE, voire sur le budget des activités sociales et culturelles (ASC), selon leur objet.

Réunions préparatoires entre élus

Les rencontres organisées entre élus, en amont des réunions obligatoires, ne sont pas considérées comme des obligations légales. Les frais de déplacement liés à ces réunions internes doivent donc être pris en charge par le CSE sur son budget de fonctionnement.

Déplacements pour enquêtes et inspections

Contrairement à l’ancien régime du CHSCT (article L.4614-9 abrogé), le Code du travail ne prévoit plus la prise en charge par l’employeur des frais liés aux enquêtes ou inspections menées par les élus.

Ces frais (transport, repas, hébergement) sont désormais à la charge du CSE, qui doit les imputer sur son budget de fonctionnement.

Réunions des commissions internes

Lorsque les commissions du CSE (CSSCT, commission économique, égalité professionnelle, etc.) se réunissent sans convocation officielle de l’employeur, les frais générés sont financés par le CSE via son budget de fonctionnement.

Frais liés aux activités sociales et culturelles (ASC)

Tous les déplacements des élus ne relèvent pas du fonctionnement du CSE. Lorsqu’ils concernent l’organisation ou la gestion des activités sociales et culturelles (ASC), ils doivent être imputés sur le budget ASC.

Exemples :

• visites de prestataires (centres de loisirs, fournisseurs de chèques cadeaux, organisateurs de sorties),
• repérages pour un voyage ou une sortie collective,
• accompagnement des salariés lors d’activités financées par le CSE.

Dans ces cas, l’employeur n’a aucune obligation de remboursement. Les frais doivent être comptabilisés au titre des ASC.

Modalités pratiques de remboursement par le CSE

Pour garantir la transparence et la bonne gestion :

• chaque élu doit fournir une note de frais (date, destination, motif, justificatifs),
• le remboursement doit être validé en réunion plénière par un vote,
• la dépense doit être imputée sur le budget adéquat (fonctionnement ou ASC).

Cas pratiques et règles de gestion des remboursements

Pour bien distinguer les frais pris en charge par l’employeur de ceux imputés sur le budget du CSE, rien de tel que des exemples concrets.

Exemple 1 : Réunion CSE à 50 km du lieu de travail

Un élu doit se rendre à une réunion convoquée par l’employeur dans une autre ville.

• Transport : remboursement sur la base du barème kilométrique URSSAF s’il utilise son véhicule personnel, ou prise en charge du billet de train (seconde classe).
• Temps de trajet : considéré comme du temps de travail effectif, sans déduction d’heures de délégation.

Exemple 2 : Formation SSCT sur trois jours

Une formation obligatoire en santé, sécurité et conditions de travail se déroule à 200 km du siège de l’entreprise.

• Transport : remboursement intégral (train, avion, ou véhicule personnel selon justificatifs).
• Hébergement : nuitées d’hôtel prises en charge dans la limite d’un tarif raisonnable (souvent autour de 60 €/nuit, selon les pratiques et accords d’entreprise).
• Repas : remboursement sur facture, dans la limite fixée par accord collectif ou par le règlement intérieur du CSE.

Exemple 3 : Réunion préparatoire entre élus

Les membres du CSE organisent une rencontre interne pour préparer la prochaine plénière.

• Transport et repas : imputés au budget de fonctionnement du CSE.
• Procédure : une note de frais doit être transmise et validée en réunion plénière.

Justificatifs et notes de frais obligatoires

Pour être remboursés, les élus doivent remplir une note de frais indiquant :

• la date du déplacement,
• la destination et le motif,
• le mode de transport utilisé,
• le kilométrage total en cas d’utilisation d’un véhicule personnel,
• les pièces justificatives (billets, tickets de carburant, factures de repas, reçus d’hôtel).

Sans justificatif, l’employeur ou le CSE peut refuser le remboursement.

Remboursement au réel ou au forfait

Deux modalités peuvent être utilisées :

• Au réel : remboursement exact des dépenses engagées, sur justificatifs. C’est la méthode la plus sécurisée juridiquement.
• Au forfait : remboursement selon un barème prédéfini (par exemple, 20 € pour un repas, 60 € par nuitée). Cette pratique doit impérativement être prévue par le règlement intérieur ou un accord collectif, afin d’éviter tout litige.

Temps de trajet et rémunération des élus CSE

Le temps consacré aux déplacements des élus du CSE est un sujet central car il impacte directement la rémunération et le crédit d’heures de délégation. La jurisprudence a précisé les règles applicables pour éviter toute perte de droits.

Trajet pendant les heures de travail

Lorsqu’un élu se rend à une réunion CSE convoquée par l’employeur pendant ses horaires de travail habituels, ce temps est assimilé à du temps de travail effectif (article L.2315-10 du Code du travail).

Conséquence : l’élu doit être rémunéré comme s’il avait travaillé, et ce temps ne peut pas être déduit de son crédit d’heures de délégation.

Trajet en dehors des heures de travail

La situation diffère lorsque le déplacement s’effectue hors des horaires habituels du salarié.

• Si le trajet est équivalent au temps normal domicile-travail, il n’ouvre pas droit à rémunération supplémentaire.
• En revanche, lorsque le temps de déplacement excède ce trajet habituel, la partie excédentaire doit être considérée comme du temps de travail effectif.

Exemple : un élu met habituellement 30 minutes pour rejoindre son lieu de travail. S’il doit parcourir 1h30 pour se rendre à une réunion convoquée par l’employeur, l’heure supplémentaire doit être rémunérée.

Cette règle a été confirmée par la Cour de cassation (Cass. soc., 18 mai 2011, n°09-70.878).

Aucun impact sur les heures de délégation

Il est fondamental de rappeler que le temps de trajet pour se rendre à une réunion ou une formation obligatoire ne doit pas être déduit du crédit d’heures de délégation.

Les heures de délégation servent uniquement aux activités initiées par l’élu (préparation de réunions, consultation des salariés, échanges internes), et non aux déplacements imposés par l’employeur ou par la loi.

Sécuriser la gestion des frais au sein du CSE

La gestion des frais de déplacement des élus peut rapidement devenir source de litiges si elle n’est pas encadrée. Pour garantir transparence et conformité, il est indispensable de formaliser des règles claires.

Le rôle du règlement intérieur

Le règlement intérieur du CSE est l’outil de référence pour encadrer la prise en charge des frais. Il peut préciser :

• les plafonds de remboursement applicables aux repas, nuitées et déplacements,
• les modalités de remboursement (au réel sur justificatifs ou au forfait),
• la procédure d’approbation des dépenses par le comité,
• l’utilisation prioritaire d’un véhicule de service si l’entreprise en met un à disposition.

Un règlement clair limite les contestations et sécurise juridiquement les remboursements.

Validation en réunion plénière

Toute dépense imputée sur le budget de fonctionnement ou ASC doit être validée par un vote en réunion plénière. Cette validation collective protège le trésorier et renforce la légitimité des remboursements en cas de contrôle.

Une gestion comptable irréprochable

Le trésorier du CSE est responsable de la tenue des comptes. Il doit veiller à ce que :

• chaque remboursement soit justifié par une note de frais complète,
• les dépenses soient correctement imputées au budget approprié (fonctionnement ou ASC),
• les comptes soient présentés annuellement aux élus et, lorsque c’est obligatoire, validés par un expert-comptable.

En cas de litige : quels recours ?

Malgré des obligations claires, certains employeurs refusent encore de rembourser les frais de déplacement liés au mandat CSE. Dans ce cas, plusieurs recours sont possibles pour les élus.

Le délit d’entrave

Refuser de rembourser des frais liés à une réunion ou une formation obligatoire constitue un délit d’entrave au fonctionnement du CSE.

• L’article L.2317-1 du Code du travail prévoit des sanctions allant jusqu’à 7 500 € d’amende pour l’employeur, et pour une personne physique (dirigeant), un an d’emprisonnement.
• La Cour de cassation a confirmé cette règle : Cass. crim., 22 novembre 2005, n°04-87451.

Les démarches possibles pour les élus

En cas de refus injustifié de remboursement, plusieurs recours sont à la disposition des représentants du personnel :

• Mise en demeure écrite : adresser un courrier officiel à l’employeur, rappelant ses obligations légales et exigeant le remboursement sous un délai précis.
• Saisine de l’inspection du travail : l’administration peut constater l’entrave et intervenir auprès de l’employeur.
• Action en justice : engager une procédure devant le conseil de prud’hommes (litige individuel) ou le tribunal judiciaire (litige collectif).

En résumé : qui paie quoi pour les déplacements du CSE ?

Pour mieux visualiser qui doit prendre en charge quels frais, voici un tableau synthétique. Il distingue les situations où l’employeur est tenu de rembourser, celles qui relèvent du budget de fonctionnement du CSE, et celles imputées au budget ASC.

Exercer un mandat au CSE ne doit jamais pénaliser financièrement les élus ni réduire leur rémunération. La règle est claire :

• Réunions et formations obligatoires → frais intégralement pris en charge par l’employeur (transport, repas, hébergement si nécessaire).
• Réunions internes, préparatoires, enquêtes et activités sociales et culturelles (ASC) → dépenses imputées sur le budget du CSE, qu’il s’agisse du fonctionnement ou de l’ASC.

Pour prévenir les litiges, la transparence reste la meilleure garantie : notes de frais détaillées, validation en réunion plénière et plafonds inscrits dans le règlement intérieur. En cas de refus de remboursement, la loi est claire : un tel comportement peut être assimilé à un délit d’entrave, passible de sanctions.

La formation des élus à la gestion des frais et à leurs droits constitue un atout majeur pour sécuriser le fonctionnement du CSE et éviter des erreurs coûteuses.

FAQ – Remboursement des frais de déplacement des élus CSE

Parce que les situations peuvent être variées et parfois sources de confusion, nous avons rassemblé ici les questions les plus fréquentes posées par les élus CSE. Qui rembourse quoi ? Comment appliquer le barème kilométrique URSSAF ? Le temps de trajet est-il payé ? Voici des réponses claires et documentées pour sécuriser vos pratiques et éviter les litiges.