Assistant(e) : acteur clé de la performance collective

A l’issue de cette formation, vous serez capable de :

• Identifier les rôles et postures à adopter pour contribuer à l'animation et la coordination des équipes, ainsi qu'à l'accueil
• Rédiger un compte rendu de réunion en analysant, triant et synthétisant les informations et idées essentielles
• Acquérir des outils pour adapter vos méthodes de travail et votre communication au distanciel
• Organiser et coordonner les activités quotidiennes de l'équipe de direction et concevoir un outil de pilotage
• Participer à la coordination et au suivi d'un projet
• Pratiquer l'écoute active et l'argumentation en vous adaptant aux situations et aux interlocuteurs pour échanger et convaincre
• Développer vos capacités à gérer des situations délicates.

Introduction

• Présentation de chacun
• Attentes et objectifs visés de chaque participant
• Présentation du cadre de la formation
• Contextualisation des objectifs et des enjeux
• Emergence des représentations des participants
• Ajustement du contenu du programme de la formation si besoin

Traiter, organiser et partager l'information

• Identifier les enjeux de la fonction accueil et son importance (physique / téléphonique / visio) dans la relation client
• Trouver sa posture et son rôle, contribuer à l'animation et à l'accueil
• Analyser, trier et synthétiser les informations, idées essentielles
• Formaliser votre processus de partage de l'information
• Rédiger et présenter un compte-rendu

Travailler en présentiel comme en distanciel

• Intégrer les nouveaux enjeux du distanciel et recréer des conditions de travail favorable
• Travailler sur le paraverbal et le non verbal pour faire passer ses messages
• Proposer un cadre et s'y tenir avec tact, compréhension et souplesse
• Utiliser des outils innovants : Mind Mapping, réseau social d'entreprise, plateforme collaborative en ligne...

Assister la direction au quotidien et faciliter la prise de décisions

• Organiser et coordonner les activités quotidiennes de l'équipe de direction
• Conception des outils de pilotage et présentation des données chiffrées de gestion
• Optimiser les processus administratifs
• Participer à la coordination et au suivi d'un projet
• Mettre en oeuvre une action de communication

Comprendre, se faire comprendre et convaincre

• Utiliser l'écoute active et sa répartie pour rebondir en toute situation
• Pratiquer les feedbacks
• Convaincre à l'aide d'une argumentation construite
• Développer des comportements stables et positifs face aux oppositions, aux confrontations, aux critiques, aux différences
• Se familiariser avec le langage positif
• S'adapter à des interlocuteurs variés et à des environnements changeants

Gérer les situations délicates

• Approfondir la connaissance des émotions et leurs rôles dans les relations interpersonnelles
• Percevoir que jugements, opinions et ressentis ne sont pas des faits
• Développer son ouverture émotionnelle et gérer ses émotions
• Identifier les mécanismes et ses propres sources de stress
• S'exercer à une nouvelle approche de gestion des conflits
• Développer ses leviers d'adaptation et de résilience

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Autodiagnostic
• Mises en situation : atelier collectif ou simulations basées sur des cas concrets proposés par les stagiaires
• Travail en sous-groupe, étude de cas
• Cercle de parole : partage d'expérience et de bonnes pratiques
• Co-développement : trouver des solutions personnelles et créatives propres aux situations des participants
• Jeux de rôle et mises en situation : pour mettre en pratique les apports théoriques
• Brainstorming en sous-groupe
• Débriefing et analyse de pratique
• Plan d'action : rédiger son plan d'action personnalisé (PAP), objectifs et actions concrètes

Synthèse de la session

• Réflexion sur les applications concrètes que chacun peut mettre en oeuvre dans son environnement
• Conseils personnalisés donnés par l'animateur à chaque participant
• Evaluation formative (quiz permettant de valider les compétences acquises)
• Bilan oral et évaluation à chaud