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Assistante : Partager ses expériences et savoir-faire

Assistante : Partager ses expériences et savoir-faire

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Objectifs
Programme

Objectifs pédagogiques

  • Donner aux Secrétaires et Assistantes les moyens d'enrichir leur fonction
  • Organiser le partage des connaissances et savoir-faire
  • Développer une base de travail et de documentation commune

Partager ses savoir-faire : pourquoi ?

  • Les avantages pour soi-même
  • Les avantages pour l'entreprise

Partager ses savoir-faire : un danger ?

  • Reconnaître et combattre les peurs qui font obstacle à la mise en commun des informations

Partager ses savoir-faire : comment ?

  • Les différentes options possibles : journal interne, espace commun sur le réseau, intranet secrétariat?

Créer une base de connaissances métier

  • Recensement : organiser le recueil d'informations
  • Formalisation : mettre au point des documents communs : modèles, descriptions de procédures'
  • Diffusion : organiser la communication et les échanges

Fonctionner efficacement en groupe de travail : notions de base

  • Fixer l'ordre du jour et le timing avec rigueur
  • Distribuer les rôles : désigner un animateur, un « gardien du temps », un rapporteur
  • Les trois fonctions de l'animateur : produire, faciliter, réguler
  • Les conditions de la réussite : savoir écouter, questionner, reformuler
  • Synthétiser et conclure

Créer un intranet secrétariat : mettre en oeuvre une démarche projet

  • Présenter le projet à son (ses) hiérarchique(s) pour le faire valider
  • Constituer l'équipe : définir les acteurs et leurs rôles respectifs
  • S'adjoindre les experts nécessaires : informaticien, infographiste « maison » ou extérieur?
  • Repérer les étapes à respecter
  • Valider et (faire) mettre en place sur le réseau
  • Prévoir la communication sur le projet
  • Faire vivre le site : prévoir la mise à jour régulière des informations (responsable, fréquence)

L'échange de pratiques : un esprit d'ouverture permanent

  • Développer sa curiosité, diversifier ses centres d'intérêt
  • Développer le goût et le désir de faire partager ses découvertes, avoir « l'esprit réseau »

Savoir se documenter, où et comment

  • Recenser et utiliser toutes les sources d'informations à sa disposition
  • Acquérir des méthodes de recherche et de tri de l'information
  • Apptrendre à utiliser au mieux toutes les ressources d'internet
Public visé
  • Les secrétaires et assistant(e)s qui souhaitent travailler en mode collaboratif
Prérequis
  • Aucun pré-requis nécessaire pour suivre la formation assistante
Méthodes pédagogiques
  • Méthode active et participative alternant apports théoriques et méthodologiques
  • Echanges de pratiques
  • Groupes de travail sur les cas réels des participants
  • Exercices pratiques
  • Support de cours formation assistante

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