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Classement et archivage

Classement et archivage

Qualiopi
En centre
Non éligible CPF
Entreprise seulement
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Objectifs
Programme
  • Découvrir les différentes méthodes de classement et les indications
  • Adopter une méthode simple et évolutive pour réorganiser son classement
  • Connaître et appliquer les règles d'archivage dans son entreprise 

Qu'est-ce qu'un classement efficace ?

  • Comprendre ses enjeux dans le traitement des informations
  • Valider objectifs et caractéristiques d'un classement performant
  • Faire son auto-diagnostic : pointer ses axes d'amélioration

Analyser l'information et choisir une méthode de classement

  • Analyser l'information à traiter dans son service, identifier les atouts et contraintes
  • Connaître les différentes méthodes de classement, leurs avantages et inconvénients
  • Choisir la méthode de classement adaptée

Savoir structurer et titrer ses dossiers

  • Comprendre l'articulation d'une affaire et la vie d'un dossier
  • Choisir des titres pertinents
  • Structurer un dossier et le faire vivre

Bâtir un plan pour faciliter l'accès au classement

  • Créer un plan de classement accessible à tous
  • Utiliser son micro-ordinateur pour faciliter le partage de l'information
  • Coordonner le classement ?papier? et le classement électronique

Connaître l'essentiel sur l'archivage

  • Distinguer la durée de conservation légale et pratique
  • Préparer un versement aux archives
  • Gérer le plan d'archivage des dossiers

Réorganiser son classement : préparer un plan d'action

  • Faire l'état des lieux
    • Faire l'inventaire des dossiers
    • Sélectionner les dossiers à restructurer
    • Évaluer le budget temps et matériel
    • Présenter le projet à son manager
    • Mener à bien l'organisation
  • Restructurer et titrer les dossiers
    • Faire valider les titres par les utilisateurs
    • Définir les thèmes avec les utilisateurs
    • Numéroter les dossiers
    • Rédiger le plan de classement informatique
    • Afficher et diffuser le plan
    • Peaufiner la signalisation sur armoires et dossiers
Public visé
  • Secrétaires et assistant(e)s
  • Tout personnel administratif chargé d'organiser le classement, l'archivage et la gestion de la documentation dans leur service
Prérequis

Aucun prérequis nécessaire pour suivre la formation classement et archivage

Méthodes pédagogiques
  • Méthode active et participative alternant apports théoriques et méthodologiques
  • Echanges de pratiques
  • Exercices pratiques
  • Support de cours formation classement et archivage

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