Visioconférence : Animer une réunion à distance

• Savoir préparer, organiser une réunion en visioconférence et en définir les objectifs
• Piloter une réunion en visioconférence, du starting à la synthèse
• Maîtriser les 8 clés pour réussir une réunion en visioconférence
• Connaître les mécaniques et les limites du distanciel dans le cadre de votre animation pour identifier le meilleur format de votre réunion

Introduction à la formation : définir l’objectif et le format de sa réunion

• Appréhender ses objectifs comme baromètre de réussite de la réunion
• Identifier le livrable :  plan d'action ? Des décisions ? Information ? Remontée d’information ? Brainstorming ?
• Maîtriser tous les paramètres de votre réunion pour identifier le meilleur format
  • Identifier les forces et zones de vigilance de chaque mode de réunion
  • Réunion audio, visioconférence, ou bien mixte
  • Avantages et zones de vigilance de chaque option
  • Quelle alternative pour ceux qui ne souhaite pas être vu dans le cadre d’une visio, comment gérer ?
  • Comment choisir son outil collaboratif adapté au type d’objectif ?

Préparer sa réunion : Savoir définir et hiérarchiser son ordre du jour

• Définir et rédiger les sous objectifs attendus pour impliquer chacun
• Savoir articuler les informations et les hiérarchiser
• Définir des temps de travail pour chaque phase : équilibrer les thématiques
• Focus sur l’utilisation d’un document type PPT

Planifier ses réunions : Quel type d’information donner ?

• Savoir tenir compte des spécificités horaires
• Communiquer sur les prérequis ou attendus (documents, type de matériel, connaissance de l’outil)
• Préparer son propre matériel pour ne pas être pris au dépourvu
• Savoir calibrer la durée de la réunion en fonction de l’objectif, des participants et du format de la réunion

Identifier les bonnes pratiques pour intervenir dans une réunion en visioconférence

• Savoir maîtriser le début de la réunion : starter, présentation, lancement
• Les fondamentaux d'une communication non verbale adaptée au format virtuel 
• Quelle tenue adaptée pour l’animation de réunion en visioconférence ?
• Comment se placer par rapport à l’outil de réunion ?
• Quelle gestuelle adopter lors d’une réunion face à une caméra ?

Adapter sa communication verbale au format de réunion en visioconférence

• Animer sans fatigue, être entendu et écouté
• S’appuyer sur sa respiration pour mieux communiquer 

Maintenir l’attention des participants et favoriser les échanges

• Réunion d’information VS réunion d’échange
• Quand créer des sous-groupes lorsque c’est nécessaire ?
• Inciter chacun à la parole, accorder des temps de paroles égaux à chaque participant
• Redynamiser et capter l’attention pour éviter la déconcentration
• Savoir recadrer les débordements et garder le fil conducteur de l’objectif
• Comment repérer les signes d'un décrochage et les prévenir
• Comment susciter du feed-back, éviter les malentendus
• Savoir recadrer avec bienveillance un collaborateur ou un groupe en cas de débordement