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Visioconférence : Animer une réunion à distance

Visioconférence : Animer une réunion à distance

Qualiopi
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Objectifs
Programme
  • Savoir préparer, organiser une réunion en visioconférence et en définir les objectifs
  • Piloter une réunion en visioconférence, du starting à la synthèse
  • Maîtriser les 8 clés pour réussir une réunion en visioconférence
  • Connaître les mécaniques et les limites du distanciel dans le cadre de votre animation pour identifier le meilleur format de votre réunion

Introduction à la formation : définir l’objectif et le format de sa réunion

  • Appréhender ses objectifs comme baromètre de réussite de la réunion
  • Identifier le livrable :  plan d'action ? Des décisions ? Information ? Remontée d’information ? Brainstorming ?
  • Maîtriser tous les paramètres de votre réunion pour identifier le meilleur format
    • Identifier les forces et zones de vigilance de chaque mode de réunion
    • Réunion audio, visioconférence, ou bien mixte
    • Avantages et zones de vigilance de chaque option
    • Quelle alternative pour ceux qui ne souhaite pas être vu dans le cadre d’une visio, comment gérer ?
    • Comment choisir son outil collaboratif adapté au type d’objectif ?

Préparer sa réunion : Savoir définir et hiérarchiser son ordre du jour

  • Définir et rédiger les sous objectifs attendus pour impliquer chacun
  • Savoir articuler les informations et les hiérarchiser
  • Définir des temps de travail pour chaque phase : équilibrer les thématiques
  • Focus sur l’utilisation d’un document type PPT

Planifier ses réunions : Quel type d’information donner ?

  • Savoir tenir compte des spécificités horaires
  • Communiquer sur les prérequis ou attendus (documents, type de matériel, connaissance de l’outil)
  • Préparer son propre matériel pour ne pas être pris au dépourvu
  • Savoir calibrer la durée de la réunion en fonction de l’objectif, des participants et du format de la réunion

Identifier les bonnes pratiques pour intervenir dans une réunion en visioconférence

  • Savoir maîtriser le début de la réunion : starter, présentation, lancement
  • Les fondamentaux d'une communication non verbale adaptée au format virtuel 
  • Quelle tenue adaptée pour l’animation de réunion en visioconférence ?
  • Comment se placer par rapport à l’outil de réunion ?
  • Quelle gestuelle adopter lors d’une réunion face à une caméra ?

Adapter sa communication verbale au format de réunion en visioconférence

  • Animer sans fatigue, être entendu et écouté
  • S’appuyer sur sa respiration pour mieux communiquer 

Maintenir l’attention des participants et favoriser les échanges

  • Réunion d’information VS réunion d’échange
  • Quand créer des sous-groupes lorsque c’est nécessaire ?
  • Inciter chacun à la parole, accorder des temps de paroles égaux à chaque participant
  • Redynamiser et capter l’attention pour éviter la déconcentration
  • Savoir recadrer les débordements et garder le fil conducteur de l’objectif
  • Comment repérer les signes d'un décrochage et les prévenir
  • Comment susciter du feed-back, éviter les malentendus
  • Savoir recadrer avec bienveillance un collaborateur ou un groupe en cas de débordement
Public visé

Cette formation à l'animation de réunions en visio s'adresse à des managers, chefs de projets ou à des salariés d'entreprise devant animer régulièrement des réunions

Prérequis

Aucun prérequis n'est nécessaire pour suivre la formation visioconférence : Animer une réunion à distance

Méthodes pédagogiques
  • Apports théoriques et pratiques
  • Mises en situation
  • Support de cours de la formation visioconférence : animer une réunion à distance

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