Réunion hybride : animation et outils

• Piloter une réunion hybride mixant participants en visioconférence et participants en présentiel
• Développer une communication adaptée pour piloter la réunion hybride avec efficacité
• Identifier les techniques permettant de rendre ses réunions efficaces

Introduction :  retour sur les fondamentaux de l’organisation d’une réunion

• Déterminer les objectifs de la réunion, identifier les attendus (plan d'actions, décisions, informations, remontées d’information, brainstorming ?)
• Identifier le format le plus adapté aux objectifs de sa réunion, le cadre de sa réunion
  • Quel format pour quels enjeux ? Réunion audio, visioconférence, ou bien mixte ?
  • Avantages et zones de vigilance de chaque format

Planifier ses réunions : Quel type d’information donner ?

• Savoir tenir compte des spécificités horaires
• Communiquer sur les prérequis ou attendus (documents, type de matériel, connaissance de l’outil)
• Préparer son propre matériel pour ne pas être pris au dépourvu
• Savoir calibrer la durée en fonction de l’objectif, des participants et du format de la réunion
• Rédiger un ordre du jour, gérer les invitations avec méthode

Identifier les bonnes pratiques pour animer une réunion hybride

• Savoir maîtriser le début de la réunion : starter, présentation, lancement, répartition des rôles
• Les fondamentaux d'une communication non verbale adaptée au format virtuel et présentiel
• Travailler son positionnement face caméra et avec les participants en présentiel
• Communiquer, alterner les prises de parole entre participants présentiels et distanciels
• Savoir conduire la réunion, recadrer les débats / bavardages, faire participer chaque interlocuteur
• Comment repérer les signes d'un décrochage et les prévenir (focus sur le distanciel)

Adapter sa communication verbale et non verbale au format de réunion hybride

• Animer sans fatigue, être entendu et écouté, savoir capter l’attention de son public « hybride »
• Maintenir l’attention des participants et favoriser les échanges
• Redynamiser et capter l’attention pour éviter la déconcentration