Les marchés publics de facility management

• Connaître les avantages et les limites du facility management
• S’approprier les enjeux et les missions
• Evaluer sa pratique et élaborer son plan de progrès

Définir et identifier les enjeux des marchés de facility management

• Les leviers et stratégie achat : mutualisations, externalisations, globalisations
• Prise en compte des MDS
• Les avantages et inconvénients du Facility Management (FM)
• Les différents types de FM : FM global / FM mixte / FM interne
• La réflexion sur la perte de compétences
• La nécessité de garder une prestation stratégique hors FM
• Impact sur l’organisation (pilotage, exécution)
• Les gains attendus (comment les mesurer ?)
• Le développement mitigé du FM global

Appréhender les deux grandes activités des marchés de facility management

• Le multitechnique : entretien des bâtiments et installations (illustration par des exemples réels)
• Le multiservice : services aux utilisateurs des locaux (Illustrations par des exemples réels)

ÉTUDE DE CAS : À partir de mises en situation fictives, analyse de l’opportunité de recourir au facility management 

Préparer son marché

• Les conditions de recours au facility management
• Une exception au principe d’allotissement à bien justifier
• Les outils d’analyse des besoins
• L’identification du périmètre précis de la fonction
• L’étude du marché fournisseurs
• L’offre fournisseurs et le degré de maturité (interne et externe)
• Bien cibler ses critères d’attribution
• Les stratégies d’acquisition
• Le type de contrat le plus adapté : marché public non fractionné ou accord-cadre
• Le choix de la procédure : l’appel d’offres, la procédure avec négociation, les procédures négociées, le dialogue compétitif...
• Focus sur les nouvelles procédures issues de la transposition de la directive Marchés publics
• Définir des critères de mesure et de suivi de la prestation

Introduire les éléments spécifiques aux marchés de facility management dans la construction du DCE

• Les éléments techniques (mise en œuvre du sourçage ciblé)
• La pratique du benchmark : la consultation de PLACE, les organismes et les sites de référence pour optimiser la construction du DCE…
• Les aspects stratégiques, financiers, administratifs
• La notion de reconduction
• Le prix et ses évolutions possibles
• Le modèle économique mixant forfait et BPU – comment modéliser les parts respectives
• Les clauses de réexamen spécifiques
• Les économies de moyens et d’échelle
• Les aspects réglementaires ; éléments imposés par le Code du travail et certaines conventions collectives

Gérer et contrôler l’exécution du marché

• Le contrôle du respect des clauses contractuelles, gestion de GMAO et autre reporting
• Le suivi terrain de l’exécution (fiche suivi…) : points de vigilance
• La création du FM dans les outils comptables (CHORUS…)
• L’organisation de la sous-traitance et son suivi
• Les mesures coercitives et incitatives
• L’intégration de prestations non prévues au contrat
• Les conditions de mise en demeure
• Les modalités d’une résiliation

Optimiser le pilotage d’un marché de facility management 

• La mise en place des instances (COPIL, CODIR…)
• Le rôle du comité de pilotage
• La réunion de lancement
• Exploiter et faire évoluer les reportings du prestataire
• Mettre en place un système de mesure et de partage de la performance

ÉTUDE DE CAS : Exercices de rédaction des principales clauses d’un marché de facility management Analyse de plusieurs DCE de FM, caractérisation, points spécifiques