Mieux s'organiser et gérer son temps en mode hybride

A l’issue de cette formation, vous serez capable de :

• Evaluer les défis spécifiques liés à la gestion du temps en mode hybride
• Analyser les avantages et les inconvénients du travail en mode hybride
• Classer les obstacles courants à une bonne gestion du temps en mode hybride en fonction de leur impact sur la productivité
• Planifier et structurer des objectifs SMART pour le travail en mode hybride
• Sélectionner les tâches et les projets prioritaires en fonction des objectifs établis
• Construire un emploi du temps flexible en intégrant les modalités de travail hybride
• Evaluer les périodes de travail les plus productives pour les adapter au mode hybride
• Elaborer des stratégies pour minimiser les distractions et maintenir la concentration en mode hybride
• Sélectionner et utiliser des outils de communication à distance efficaces pour faciliter la collaboration en mode hybride
• Evaluer votre propre organisation en mode hybride et proposer des ajustements pour améliorer la gestion du temps.

Introduction

• Présentation de chacun
• Attentes et objectifs visés de chaque participant
• Présentation du cadre de la formation
• Contextualisation des objectifs et des enjeux
• Emergence des représentations des participants
• Ajustement du contenu du programme de la formation si besoin

Introduction à l'organisation et à la gestion du temps en mode hybride

• Comprendre les défis et les avantages du travail en mode hybride
• Identifier les principaux obstacles à une bonne gestion du temps en mode hybride
• Développer une mentalité adaptée pour une gestion efficace du temps

Etablir des objectifs clairs et prioritaires

• Définir des objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporellement définis) pour le travail en mode hybride
• Identifier les tâches et les projets prioritaires pour atteindre ces objectifs
• Utiliser des outils de planification pour organiser les objectifs et les priorités

Créer un planning adapté en mode hybride

• Concevoir un emploi du temps flexible pour intégrer les différentes modalités de travail (présentiel et à distance)
• Identifier les périodes de travail les plus productives et les adapter au mode hybride
• Utiliser des outils de gestion du temps tels que les calendriers électroniques pour suivre et ajuster son emploi du temps

Gérer les distractions et maintenir la concentration

• Identifier les distractions courantes en mode hybride et développer des stratégies pour les minimiser
• Mettre en place des techniques de gestion du temps, telles que la méthode Pomodoro, pour favoriser la concentration
• Utiliser des applications et des outils pour bloquer les sites web non liés au travail et gérer les notifications

Optimiser la communication et la collaboration en mode hybride

• Utiliser efficacement les outils de communication à distance (courriels, messagerie instantanée, visioconférence...)
• Etablir des normes de communication claires pour faciliter la collaboration avec les collègues à distance
• Planifier et mener des réunions virtuelles efficaces en tenant compte des besoins des travailleurs à distance

Evaluer et ajuster son organisation en mode hybride

• Suivre ses progrès et évaluer son organisation personnelle en mode hybride
• Identifier les ajustements nécessaires pour améliorer sa gestion du temps
• Utiliser des techniques d'autoréflexion et d'auto-évaluation pour continuer à s'améliorer dans la gestion du temps en mode hybride

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Autodiagnostic
• Atelier collectif ou simulations basées sur des cas concrets proposés par les stagiaires
• Exercices d'entraînement
• Analyse de scénarii, mises en application pratiques
• Brainstorming en sous-groupe
• Débriefing sur les comportements mis en oeuvre : analyse de pratique
• Plan d'action : rédiger son plan d'action personnalisé (PAP), objectifs et actions concrètes

Synthèse de la session

• Réflexion sur les applications concrètes que chacun peut mettre en oeuvre dans son environnement
• Conseils personnalisés donnés par l'animateur à chaque participant
• Evaluation formative (quiz permettant de valider les compétences acquises)
• Bilan oral et évaluation à chaud