Mieux s'organiser grâce à sa messagerie

A l’issue de cette formation, vous serez capable de :

• Analyser les différents modes de communication et évaluer leurs avantages et inconvénients par rapport au courrier électronique
• Evaluer l'impact des courriels sur la gestion du temps et les stratégies pour optimiser leur traitement
• Mettre en place des techniques de lecture efficace et de tri automatique pour gérer les volumes importants de courriels
• Planifier et organiser votre temps en utilisant les fonctions de rappel, d'estimation de temps et de délégation de tâches
• Appliquer les règles de base de l'envoi de courriels, en adaptant la forme et le contenu en fonction du destinataire et du sujet
• Respecter la charte de bon usage des courriers électroniques dans l'entreprise
• Créer des dossiers de classement en fonction de vos objectifs et activités professionnelles
• Transférer des tâches importantes dans votre agenda et les suivre efficacement.

Introduction

• Présentation de chacun
• Attentes et objectifs visés de chaque participant
• Présentation du cadre de la formation
• Contextualisation des objectifs et des enjeux
• Emergence des représentations des participants
• Ajustement du contenu du programme de la formation si besoin

Les modes de communication

• Comparatif entre le courrier électronique et les autres modes de communication
• Les courriels : gain ou perte de temps ?
• Les différents usages du courrier électronique

Le traitement des volumes importants de courriels

• S'entraîner à la lecture efficace de courriers électroniques
• Transformer un courriel en tâche ou en rendez-vous
• Créer des dossiers d'actions, des dossiers de classement en fonction de ses objectifs et activités professionnels
• Filtrer et classer automatiquement ses courriels
• Purger sa boîte mail

Exploiter la fonction "Tâches" pour organiser son temps et prioriser ses activités

• Estimer le temps nécessaire à une activité et la planifier
• Définir des échéances et mettre en place des rappels
• Organiser ses tâches par contexte ou nature d'activité
• Transférer ses tâches dans l'agenda
• Déléguer une tâche et la suivre

L'envoi de courriers électroniques

• L'envoyer ou pas ? Le courrier électronique est-il le bon support ?
• Connaître les règles de base de l'envoi de courriels
• Quand ?
• A qui ?
• Comment ?
• Combien ?
• Envoyer un courrier pertinent (forme concise et synthétique)
• Adapter la forme du courrier électronique à son sujet
• Utiliser les règles de courtoisie

Charte de bon usage des courriers électroniques dans l'entreprise

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Autodiagnostic
• Mises en situation basées sur des cas concrets proposés par les stagiaires
• Exercices d'entraînement : rédaction d'une même information sur différents supports : papier, mail, note de service
• Atelier collectif : analyse de scénarii, mise en situation : différenciation émetteur / récepteur du mail : ce que je veux dire / ce que l'autre comprend
• Brainstorming en sous-groupe
• Débriefing sur les comportements mis en oeuvre : analyse de pratique
• Plan d'action : rédiger son plan d'action personnalisé (PAP), objectifs et actions concrètes

Synthèse de la session

• Réflexion sur les applications concrètes que chacun peut mettre en oeuvre dans son environnement
• Conseils personnalisés donnés par l'animateur à chaque participant
• Evaluation formative (quiz permettant de valider les compétences acquises)
• Bilan oral et évaluation à chaud