Carence de secrétaire du CSE : quelles solutions ?

L’absence ou l’inaction du secrétaire du CSE n’est pas qu'une difficulté pratique : elle soulève des enjeux juridiques majeurs.

Le secrétaire, élu parmi les titulaires, est tenu par le Code du travail d’assurer la rédaction des procès-verbaux, la préparation de l’ordre du jour et la communication des décisions. Sans lui, le fonctionnement du comité est fragilisé, les réunions peuvent être contestées et l’employeur s’expose au risque de délit d’entrave (art. L.2317-1). Cet article fait le point sur les cas de carence, leurs conséquences et les solutions prévues par la loi et la pratique.

Secrétaire du CSE : un poste indispensable au fonctionnement du comité

Au-delà de la rédaction des procès-verbaux, le secrétaire garantit la continuité et la conformité des travaux du CSE.

• Élaboration de l’ordre du jour : avec le président, il construit l’ordre du jour et s’assure que les préoccupations des élus et des salariés y figurent. Sans lui, les réunions risquent de ne refléter que les priorités de la direction.
  
  
• Rédaction et diffusion des procès-verbaux : chaque réunion doit donner lieu à un PV. Selon l’INRS, plus de 70 % des contentieux liés au CSE trouvent leur origine dans des irrégularités de convocation ou de procès-verbaux, preuve que la mission du secrétaire est stratégique pour sécuriser les décisions.
  
  
• Communication auprès des élus et des salariés : il diffuse les PV, relaie les décisions et veille à la transparence des échanges.
  
  
• Garantie du respect légal : en l’absence de PV adoptés ou d’ordre du jour conforme, le comité s’expose à des contestations, voire à des accusations de délit d’entrave (art. L.2317-1 du Code du travail).

Quand parle-t-on de carence de secrétaire ?

La carence de secrétaire correspond aux situations où le secrétaire élu n’exerce plus ses fonctions, qu’il s’agisse d’une absence temporaire, d’un départ définitif ou d’un refus d’assumer ses missions.

Absence temporaire (congés, maladie, empêchement)

L’absence du secrétaire lors d’une réunion de CSE est une situation fréquente : congés, arrêt maladie, formation, problème de transport… Pourtant, la loi reste claire : chaque réunion doit donner lieu à un procès-verbal (art. L.2315-34 du Code du travail), transmis dans un délai de 15 jours, sauf cas particuliers comme les procédures de PSE où les délais sont raccourcis.

Dans ce cas, deux scénarios existent :

• Un secrétaire adjoint a été désigné dans le règlement intérieur : il prend automatiquement le relais. Dans un CSE central, la désignation d’un secrétaire adjoint est même obligatoire (art. L.2316-13).
  
  
• Aucun adjoint n’a été prévu : les élus doivent désigner, en début de séance, un secrétaire de séance par un vote à la majorité. Cette désignation doit être mentionnée noir sur blanc dans le PV pour en sécuriser la validité.

Il convient de souligner qu'un secrétaire absent n’a pas à rédiger le PV après coup. D’un point de vue juridique et pratique, ce serait risqué car il n’a pas assisté aux débats et ne pourrait pas en retranscrire fidèlement le contenu. Le procès-verbal doit donc être établi par la personne désignée (adjoint ou secrétaire de séance) et validé dans les délais légaux.

Vacance définitive du poste de secrétaire (démission, départ de l’entreprise)

Le poste de secrétaire peut devenir vacant de façon définitive. Cela se produit notamment lorsqu’un élu :

• démissionne de sa fonction au sein du bureau,
• ou quitte l’entreprise (rupture du contrat de travail, licenciement, retraite, départ volontaire).

Dans ces situations, le comité ne peut pas rester sans secrétaire. La loi (art. L.2315-23 du Code du travail) impose que cette fonction soit confiée à un membre titulaire.

La marche à suivre :

• inscrire la désignation d’un nouveau secrétaire à l’ordre du jour de la prochaine réunion,
• organiser un vote en séance, de préférence à bulletin secret pour sécuriser la décision,
• formaliser l’élection dans le procès-verbal.

Pourquoi agir vite ?

Un CSE sans secrétaire, c’est un CSE qui ne peut plus fonctionner normalement : pas de procès-verbaux validés, pas d’ordre du jour maîtrisé, pas de transparence vis-à-vis des salariés. Un retard dans le remplacement fragilise donc la légalité du comité et peut exposer l’employeur comme les élus à des contestations.

Blocage volontaire du secrétaire (refus d’assumer ses missions)

La carence ne résulte pas toujours d’une absence : elle peut aussi venir d’un secrétaire présent, mais qui refuse d’assurer ses missions. Ce blocage peut prendre plusieurs formes :

• refus de rédiger ou de faire rédiger les procès-verbaux,
• absence de préparation de l’ordre du jour avec le président,
• retard volontaire dans la diffusion des PV,
• manque de communication avec les élus ou les salariés.

Les conséquences sont lourdes : le comité se retrouve paralysé, les décisions ne sont plus formalisées, et l’employeur peut être accusé de délit d’entrave si la régularité des réunions est remise en cause.

Quelles solutions dans ce cas ?

• Nommer ponctuellement un secrétaire de séance : les élus peuvent voter en début de réunion pour qu’un autre membre assure la rédaction du PV.
  
  
• Externaliser la rédaction : le secrétaire peut déléguer la mise en forme du PV à un prestataire spécialisé, mais il en reste responsable juridiquement.
  
  
• Recourir à la révocation : si le blocage se répète, les élus titulaires peuvent décider de mettre fin au mandat de secrétaire. Pour cela, la révocation doit être inscrite à l’ordre du jour, soumise au vote, puis suivie immédiatement de l’élection d’un nouveau secrétaire.

Carence de secrétaire : quels impacts sur le fonctionnement du CSE ?

L’absence ou l’inaction du secrétaire compromet à la fois la légalité des réunions du CSE et leur bon déroulement au quotidien.

Blocage des procès-verbaux et de l’ordre du jour

Sans secrétaire pour rédiger et valider les PV, les décisions prises en réunion ne sont pas tracées officiellement. Or, le PV est le support juridique des délibérations : sans lui, il devient difficile de prouver ce qui a été dit ou voté. De la même façon, l’absence de secrétaire empêche la préparation partagée de l’ordre du jour avec l’employeur, ce qui prive les élus de leur capacité à imposer les sujets portés par les salariés.

Perte de transparence vis-à-vis des salariés

Le secrétaire assure la communication entre le comité et l’ensemble des collaborateurs en diffusant les PV. Sans lui, les salariés ne sont plus informés des débats ni des décisions de leurs représentants. Cela crée un climat de méfiance et affaiblit la légitimité du CSE.

Risque juridique pour l’employeur

Un comité qui ne peut plus fonctionner normalement expose aussi l’employeur. Le Code du travail impose à l’employeur de garantir la tenue régulière des réunions du CSE. Si les PV ne sont pas établis ou si l’ordre du jour est bloqué, l’entreprise s’expose à une accusation de délit d’entrave (art. L.2317-1 du Code du travail), infraction pénale passible d’amende et, dans certains cas, de poursuites pénales.

Les solutions face à la carence du secrétaire

Nous avons synthétisé dans ce tableau les différentes solutions évoquées précédemment pour faire face à la carence du secrétaire du CSE. Elles permettent d’assurer la continuité du comité, qu’il s’agisse d’une absence ponctuelle, d’une vacance définitive ou d’un blocage volontaire.

Solution	Avantages	Limites	Quand l’utiliser ?
Désignation d’un secrétaire adjoint	Assure la continuité en cas d’absence, prévu dans le règlement intérieur. Obligatoire en CSE central.	Inefficace si aucun adjoint n’a été prévu dès le départ.	Absences temporaires du secrétaire (congés, maladie, formation).
Nomination d’un secrétaire de séance	Permet de sécuriser la réunion et d’assurer la rédaction du PV.	Nécessite un vote en séance et reste ponctuel.	Quand aucun adjoint n’existe ou que le secrétaire est absent le jour de la réunion.
Élection d’un nouveau secrétaire	Assure un remplacement stable et conforme à la loi (art. L.2315-23).	Doit être inscrit à l’ordre du jour et validé par un vote formel.	Vacance définitive : démission, départ de l’entreprise, fin de mandat.
Recours à un prestataire externe	Apporte un PV professionnel et neutre, soulage les élus de la rédaction.	Le secrétaire reste juridiquement responsable du contenu, l’employeur ne peut pas rédiger le PV.	Quand le comité manque de ressources internes ou souhaite un appui rédactionnel.
Révocation du secrétaire	Met fin à un blocage durable et permet de relancer le fonctionnement normal du comité.	Procédure sensible : doit être inscrite à l’ordre du jour, votée à la majorité, et peut générer des tensions internes.	Quand le secrétaire refuse à plusieurs reprises d’assurer ses missions (ordre du jour, PV, diffusion).

Prévoir le remplacement dans le règlement intérieur

Le règlement intérieur du CSE n’est pas obligatoire, mais il constitue un outil précieux pour anticiper les difficultés liées à la carence du secrétaire. En l’absence de règles écrites, chaque situation doit être gérée dans l’urgence, avec un risque de contestation.

Anticiper les absences temporaires

Le RI peut prévoir la désignation d’un secrétaire adjoint, chargé de remplacer le titulaire en cas de congés, de maladie ou d’empêchement ponctuel. Dans un CSE central, cette désignation est d’ailleurs obligatoire (art. L.2316-13 du Code du travail).

Encadrer la démission ou la révocation

Un élu peut souhaiter quitter ses fonctions de secrétaire, sans pour autant abandonner son mandat de membre du comité. À l’inverse, les élus peuvent décider de révoquer le secrétaire en place si le fonctionnement du comité est compromis. Le RI peut préciser le formalisme attendu (préavis, modalités d’inscription à l’ordre du jour, vote à bulletin secret), ce qui évite toute ambiguïté.

Formaliser la suppléance en cas de vacance

En cas de démission définitive ou de départ de l’entreprise, le poste de secrétaire devient vacant. Le RI peut prévoir une procédure claire : inscription de l’élection à l’ordre du jour de la prochaine réunion et vote immédiat d’un remplaçant parmi les titulaires (art. L.2315-23).

Éviter les dérives des “mandats tournants”

Certaines instances choisissent de partager les fonctions de bureau en organisant une rotation régulière (chaque élu devenant secrétaire ou trésorier à tour de rôle). Cette pratique fragilise le CSE : perte d’expertise, manque de continuité face à l’employeur, complexité administrative avec les banques et les prestataires. Le RI doit au contraire viser la stabilité et la clarté des rôles.