Formation Outlook

Identifier les besoins en formation Outlook

Vous utilisez Outlook tous les jours… mais gagnez-vous réellement du temps avec ?
C’est une question que de nombreuses entreprises se posent, souvent trop tard. Outlook est l’un des outils les plus présents en entreprise.

Plus de 84 % des entreprises de plus de 50 salariés en France utilisent Microsoft 365 (source : Arcep, Baromètre entreprises numériques). Pourtant, son usage reste souvent approximatif, improvisé ou limité à l’envoi de courriels.

Une formation Outlook ne s’impose pas uniquement pour apprendre à « envoyer un mail ». Elle devient pertinente lorsque :

• Les boîtes de réception débordent et que les messages importants se perdent
• Les rendez-vous se superposent dans le calendrier ou ne sont pas partagés correctement
• Les collaborateurs utilisent chacun Outlook à leur manière, sans cohérence collective
• Les relances ne sont pas suivies, les tâches se multiplient sans priorisation
• Les erreurs ou oublis nuisent à la productivité… ou à la relation client

Ces signaux sont souvent les premiers indicateurs d’un besoin de formation. Et dans de nombreux cas, quelques heures suffisent pour retrouver un cadre de travail organisé, fluide et aligné avec les outils de l’entreprise.

Les formations Outlook permettent aussi de répondre à des besoins spécifiques : gérer une boîte partagée dans un service administratif, automatiser les réponses dans un support client, ou encore synchroniser des plannings d’équipe pour un chef de projet.

Avant de réserver une formation, il est possible d’évaluer son niveau grâce à un test de positionnement, parfois proposé directement dans la fiche formation. Cela permet de cibler les bons modules et d’optimiser le temps investi.

Bon à savoir : un usage mal maîtrisé d’Outlook peut faire perdre jusqu’à 1h30 par jour à certains professionnels, entre recherches de mails, erreurs de destinataire, doublons de rendez-vous et tâches oubliées. (source : étude McKinsey, 2023 sur la productivité numérique)

Outlook et certification TOSA : valider ses compétences bureautiques

Utiliser Outlook tous les jours ne signifie pas forcément le maîtriser. Et dans un environnement professionnel où l’efficacité et la rigueur sont attendues, pouvoir attester de ses compétences peut faire toute la différence. C’est là qu’intervient la certification TOSA Outlook.

Reconnu par plus de 6 000 entreprises et organismes de formation, le TOSA (Test On Software Applications) est aujourd’hui la certification bureautique de référence en France (source : Isograd). Elle permet de mesurer objectivement le niveau d’un utilisateur sur Microsoft Outlook, selon une échelle de 0 à 1 000 points.

Ce que la certification TOSA évalue 

Elle mesure de manière précise et standardisée votre capacité à utiliser Outlook dans un cadre professionnel, en s’appuyant sur des compétences concrètes et directement mobilisables en entreprise.

• La gestion des courriels (réception, tri, filtrage, envoi, signatures)
• L’organisation du calendrier (création de réunions, gestion des disponibilités, rappels)
• La gestion des contacts et du carnet d’adresses
• La configuration des options et des règles automatiques
• L’utilisation des tâches et la priorisation du travail

Le test TOSA repose sur des QCM, des mises en situation et des manipulations en environnement simulé. Il ne nécessite aucun prérequis technique, mais récompense la logique, l’organisation et l’expérience pratique dans Outlook.

Pourquoi se certifier sur Outlook ?

Obtenir une certification,  c’est une façon de valoriser ses compétences, de gagner en légitimité et de saisir de nouvelles opportunités professionnelles.

• Pour renforcer son employabilité ou justifier d’un niveau de compétence dans un poste administratif, commercial ou de gestion
• Pour valoriser une montée en compétences dans le cadre d’un entretien annuel, d’une évolution interne ou d’un projet de mobilité
• Pour appuyer une reconversion ou une formation financée par le CPF ou un OPCO

Les formations Outlook certifiantes intègrent souvent des tests blancs et un accompagnement personnalisé pour se préparer au mieux à l’examen. À l’issue du test, un score est délivré, avec une grille d’interprétation claire allant de initial (1 à 350) à expert (876 à 1 000).

Bon à savoir : la certification TOSA Outlook est éligible au CPF. Vous pouvez ainsi suivre une formation complète, passer le test, et faire financer le tout, sans avancer de frais dans certains cas.

Financer une formation Outlook : les solutions à connaître

Vous souhaitez suivre une formation Outlook, pour vous ou pour vos équipes ? Bonne nouvelle : de nombreuses solutions existent pour financer tout ou partie de ce parcours, que vous soyez salarié, indépendant, en reconversion ou employeur.

Les formations Outlook, qu’elles soient en présentiel, à distance ou certifiantes, peuvent être financées via plusieurs dispositifs, selon votre statut.

Pour les entreprises : mobiliser les budgets de formation professionnelle

Les entreprises peuvent inscrire les formations Outlook dans leur plan de développement des compétences. Ce dispositif permet de financer les formations utiles à l’activité, sans avoir besoin de certification obligatoire.

La prise en charge dépend de l’OPCO (Opérateur de compétences) auquel est rattachée votre entreprise. Les frais pédagogiques, mais aussi les frais de déplacement ou d’hébergement (pour les formations en présentiel), peuvent parfois être couverts.

Pour les salariés : utiliser le Compte Personnel de Formation (CPF)

Si la formation Outlook intègre une certification TOSA, elle devient éligible au CPF. Cela signifie que chaque salarié peut mobiliser son solde CPF pour financer tout ou partie de sa formation, directement via la plateforme Mon Compte Formation.

La démarche est simple, 100 % en ligne, et ne nécessite pas l’accord préalable de l’employeur si la formation est suivie en dehors du temps de travail.

Faire d’Outlook un vrai outil de pilotage d’équipe

Bien utilisé, Outlook devient un véritable outil de pilotage du quotidien. Il ne s’agit pas seulement de gérer des courriels, mais d’orchestrer l’ensemble de son activité professionnelle : rendez-vous, tâches, réunions, priorités, partages, rappels… Tout est centralisé, connecté, structuré.

À l’échelle de l’entreprise, une meilleure maîtrise d’Outlook permet de :

• Gagner du temps : moins de mails mal classés, moins de rendez-vous manqués, moins de doublons
• Fluidifier les échanges internes : via les calendriers partagés, les catégories de suivi, les tâches collaboratives
• Renforcer la rigueur : dans la gestion des délais, la priorisation des actions, le traitement des demandes
• Standardiser les pratiques : éviter que chaque collaborateur n’utilise Outlook à sa façon, au détriment du collectif
• Optimiser l’intégration avec Microsoft 365 : Teams, OneNote, To Do, Planner, SharePoint… Outlook devient la porte d’entrée d’un écosystème complet

Chiffre clé : selon Microsoft, un salarié passe en moyenne 28 % de sa semaine de travail à gérer ses e-mails. Une formation adaptée permet de structurer cette gestion et de récupérer jusqu’à 7 heures par semaine (source : Microsoft Work Trend Index).

Former ses équipes à Outlook, c’est donc aussi miser sur une culture d’entreprise plus efficace, mieux organisée et alignée avec les outils numériques du quotidien.

Voir plus