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Conduire et animer une réunion
Objectifs
Programme
Préparer la réunion, la conduire et assurer son compte-rendu. Maîtriser les techniques d'animation, faire face aux perturbations et recadrer, mieux gérer son stress et ses prises de parole et utiliser la dynamique d'un groupe.
Préparer ses réunions, gage de réussite
Les critères de réussite d'une réunion
Les questions clés pour préparer efficacement une réunion
Faire la liste des participants et les inviter en amont
Définir précisément l'objectif à atteindre à la fin de la réunion
Etablir l'ordre du jour et définir la durée de chaque séquence
Préparer ses documents d'animation
Créer les conditions de réussite
Organiser la logistique appropriée
La gestion des participants en réunion
Mieux écouter et se faire comprendre
Faire le point sur son rôle d'animateur : points forts, points d'amélioration, questions
L'importance du tour de table
Prendre la parole pour argumenter et convaincre
Maîtriser les interactions à l'intérieur d'un groupe
Recherche d'implication et de motivation des participants
Reformuler son discours pour optimiser la compréhension
Comprendre les rôles et fonction de l'animateur
Les différents profils
L'influence du comportement de l'animateur sur le groupe
Animer un « brainstorming » pour créer une synergie et produire des idées
Récapituler et faire des synthèses en cours de réunion
Conduire au consensus
Prendre une décision
La gestion des situations difficiles
Conclure la réunion et assurer le suivi
Amener le groupe à s'auto-évaluer à l'issue d'une réunion
Formaliser les points clefs de la réunion et les engagements de chacun
Faire un résumé efficace des décisions prises et des actions à amorcer
Terminer sur un plan d'actions
Rédiger un compte rendu synthétique et fidèle
Assurer le suivi des actions décidées en réunion
Public visé
Toute personne en charge d'animer des réunions de travail, d'information, d'échanges, de résolution de problème ou de négociation...
Prérequis
Aucun prérequis n'est nécessaire pour participer à cette formation.
Méthodes pédagogiques
ADEOS FORMATIONS met à disposition de ses stagiaires des salles de formation équipées des outils nécessaires à la bonne acquisition des compétences visées par la formation :
- Matériel informatique et audio-visuel pour les formations qui le nécessitent.
- Matériel pour la prise de notes.
- Supports de cours dématérialisé ou papier.
- Cahiers d'exercices le cas échéant.
Modalités d'évaluation
L'évaluation des acquis se fait tout au long de la session au travers des multiples exercices, mise en situation et étude de cas à réaliser. Le formateur remet en fin de formation une attestation avec les objectifs acquis ou non par le stagiaire.
Dispositif de suivi de l'exécution de la formation :
- Feuilles de présence.
- Formulaire d'évaluation de la qualité de la formation.
Dispositif d'évaluation des résultats de la formation :
- Auto-diagnostic réalisé par le stagiaire avant et après la formation.
- Questions orales et écrites (QCM).
- Mises en situation.
Sur la base de ces éléments, le formateur remet en fin de formation une attestation avec les objectifs acquis ou non par le stagiaires.
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