Conduire des réunions efficaces

Appréhender toutes les étapes d’une réunion : préparation, convocation, conduite, compte rendu, suivi.

Assurer la réussite d’une réunion et le respect de ses objectifs. Apprendre à gérer le groupe et maîtriser les phénomènes de groupe

1 - Les différents types de réunion

Réunion d’Information, de prise de décision, de résolution d’un problème, etc.

Réunion préparée / réunion minute

Leurs caractéristiques et leurs règles respectives

Les phases types d’une réunion

2 - La préparation de la réunion

Définir le sujet, les objectifs et l’ordre du jour de la réunion

Ce qu’il faut préalablement connaître : participants, fonctions, rôle et statut de chacun, motivations, état d’esprit

Avoir l’éventuel retour de précédentes réunions

Rédiger convocation, date/horaires/durée, lieu, plan de table

Supports et matériels à prévoir (transparents, paperboard, Powerpoint, etc.)

3 - Le déroulement de la réunion

L’ouverture de la réunion : accueil et introduction, rappel du(des) sujet(s), des objectifs, du temps imparti

Rappeler et faire accepter les règles de fonctionnement

La prise de parole

Le respect de l’ordre du jour, les passages aux points suivants

Les synthèses partielles, le résumé des acquis de la réunion et la prise de congé

Définir le plan d’action issu de la réunion. Rédiger et valider le compte-rendu

4 - Les techniques d’animation

Savoir utiliser les outils et les supports

Les techniques de validation et de prise de décision

Savoir écouter, questionner, reformuler

Faire participer le groupe en n’oubliant personne

Maîtriser souplesse et directivité

Lever les blocages individuels

Comprendre les points de vue et susciter la créativité du groupe

Recentrer sur les objectifs initiaux

Réguler les débats (calmer les bavards, stimuler les passifs)

5 - La gestion des situations délicates ou conflictuelles

Faire ressortir la progression du groupe et les acquis de la réunion

Remobiliser l’attention des participants

Gérer les oppositions entre participants, traiter les tensions, arrêter les perturbations

Les manipulations conscientes et inconscientes des participants

La contestation de l’ordre du jour

La remise en cause des compétences de l’animateur

La passivité et l’absence de production