Créer un modèle de facture dans Word

Vous avez besoin d’éditer des factures, mais vous ne voulez pas investir tout de suite dans un logiciel de facturation ? Microsoft Word peut parfaitement faire l’affaire… à condition de bien s’y prendre.

Dans ce tutoriel, on vous montre étape par étape comment créer un modèle de facture professionnel sur Word :

• avec vos coordonnées,
• un tableau clair pour les prestations,
• les mentions légales obligatoires,
• et une mise en page prête à être réutilisée à l’infini.

Que vous soyez auto-entrepreneur, artisan, freelance ou gérant d’une petite structure, vous allez pouvoir construire un document propre, clair, prêt à l’envoi.
Et comme souvent avec Word, quand on connaît les bons réflexes, tout devient beaucoup plus simple.

Étape 1 – Préparer une mise en page propre

Avant de créer votre facture sur Word, il est important de soigner la mise en page. Un document bien structuré, avec des marges cohérentes et une présentation stable, vous évite de tout réajuster à chaque nouvelle facture. Et surtout, cela vous permet de repartir à chaque fois d’un modèle fiable.

1. Créer un nouveau document Word

Commencez par ouvrir un document vierge :

• Ouvrez Microsoft Word
• Dans la page d’accueil, cliquez sur “Nouveau” > “Document vierge”

Cela vous donne une page blanche, sans éléments prédéfinis.

2. Définir les marges du document

Les marges définissent l’espace vide autour du contenu. Des marges bien choisies rendent votre facture plus lisible.

Voici comment faire :

1. Cliquez sur l’onglet Disposition (ou Mise en page, selon votre version de Word)
2. Cliquez sur Marges
3. Choisissez Marges personnalisées (en bas du menu déroulant)
4. Saisissez :

• • Haut : 2 cm
  • Bas : 2 cm
  • Gauche : 2 cm
  • Droite : 2 cm

  5. Cliquez sur OK

Ces marges sont idéales pour une impression propre tout en gardant de la place pour les éléments importants.

3. Choisir une police professionnelle

Word propose beaucoup de polices, mais pour une facture, on reste simple et lisible.
Par exemple : Calibri, Arial, Verdana, Segoe UI.

Voici comment la définir dès le départ :

1. Allez dans l’onglet Accueil
2. Dans le menu "Police", choisissez Calibri (ou une autre police claire)
3. Réglez la taille sur 11 ou 12
4. Cliquez sur la petite flèche en bas à droite du bloc "Police"
5. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur Définir par défaut
6. Cochez Tous les documents basés sur le modèle Normal
7. Cliquez sur OK

Ainsi, chaque élément que vous allez ajouter ensuite sera automatiquement cohérent avec ce style.

4. Afficher les repères visuels

Pour bien positionner vos tableaux ou zones de texte, activez les outils d’affichage.

Voici comment faire :

1. Allez dans l’onglet Affichage
2. Cochez :

• • Règle
  • Quadrillage (facultatif mais utile si vous débutez)
  • Volet de navigation (utile si vous créez une structure avec titres)

La règle vous aide à placer vos éléments à la bonne distance, surtout si vous insérez un logo ou des blocs de texte.

Et si vous devez réutiliser la même structure souvent ?

Ce travail de base ne sera pas à refaire à chaque fois : une fois votre facture prête, vous l’enregistrerez en modèle réutilisable (on verra comment à la fin du tutoriel).

Étape 2 – Ajouter l’en-tête de la facture

L’en-tête, c’est la première zone visible sur votre facture. Il doit permettre à votre client d’identifier votre entreprise, de retrouver facilement vos coordonnées et de vérifier la présence des mentions obligatoires prévues par la loi.

Dans cette étape, vous allez apprendre à créer un en-tête professionnel avec Word, clair, bien structuré et réutilisable pour toutes vos prochaines factures.

1. Créez une zone pour votre en-tête

Plutôt que de taper directement sur la page, vous allez créer une zone de texte pour garder les éléments bien groupés et facilement déplaçables.

Comment faire :

1. Cliquez sur l’onglet Insertion
2. Cliquez sur Zone de texte > Zone de texte simple
3. Un cadre apparaît, que vous pouvez déplacer et redimensionner
4. Tapez-y vos informations professionnelles

Vous pouvez aussi insérer un tableau invisible si vous voulez aligner logo + texte côte à côte cf. encadré plus bas.

2. Ajoutez vos informations professionnelles

À l’intérieur de la zone de texte, saisissez :

Nom de votre entreprise  
Adresse postale  
Téléphone – Email – Site web  
N° SIRET : XXXXXXXX  
TVA intracom : FRXX XXXXXXXX  
Forme juridique : SAS, EI, SARL…

3. Insérez un logo (optionnel mais conseillé)

Un logo bien placé donne immédiatement une image professionnelle. Voici comment l’insérer proprement dans votre document :

1. Allez dans Insertion > Images > À partir de ce périphérique
2. Sélectionnez votre logo (format .png ou .jpg de préférence)
3. Une fois inséré, cliquez droit > Habillage du texte > Carré pour positionner librement

Placez le logo à gauche ou à droite de la zone de texte, et alignez le reste en face ou en dessous.

4. Ajoutez les informations du client

Sous votre en-tête (ou dans un autre cadre à droite), créez un encart avec :

Facturé à :  
Nom de l’entreprise cliente  
Nom du contact (si connu)  
Adresse complète

Positionnez cet encart en haut à droite, à hauteur de votre propre en-tête pour plus de lisibilité.

5. Ajoutez la date et le numéro de facture

Juste en dessous de l’encart client, ajoutez :

Date : [à remplir à chaque facture]  
Facture n° : [à remplir ou automatiser – voir plus bas]

Variante pour un alignement parfait : le tableau invisible

Si vous voulez placer le logo à gauche et vos infos à droite, insérez un tableau de 2 colonnes, 1 ligne :

1. Insertion > Tableau > 2 colonnes
2. Dans la première cellule : insérez votre logo
3. Dans la seconde : vos coordonnées
4. Clic droit sur le tableau > Bordure et trame > Aucune bordure

Cela vous donne un rendu très professionnel sans avoir à tout repositionner manuellement.

Étape 3 – Créez le tableau des prestations

Votre en-tête est prêt ? Il est temps de construire le tableau de facturation. C’est lui qui rassemble les informations principales de votre facture Word : prestations réalisées, quantités, prix unitaires, montants HT et TTC, et TVA applicable.

Un tableau bien structuré permet de présenter les montants de façon lisible, d’éviter les erreurs et de répondre aux obligations légales en matière de facturation.

1. Insérez un tableau vide

Pour structurer vos lignes de facturation :

1. Allez dans l’onglet Insertion
2. Cliquez sur Tableau
3. Sélectionnez 4 colonnes et 5 lignes pour commencer (vous pourrez en ajouter ensuite)
4. Le tableau apparaît sur votre page

Ne vous inquiétez pas de la taille exacte : Word vous permet de l’ajuster ensuite très facilement.

2. Définissez les colonnes

Dans la première ligne du tableau, saisissez les titres des colonnes, par exemple :

| Description | Quantité | Prix unitaire HT | Total HT |

Ensuite, remplissez les lignes suivantes avec vos prestations ou produits.

3. Ajoutez (ou supprimez) des lignes au besoin

Pour ajouter une ligne :

• Faites un clic droit dans une cellule du tableau
• Choisissez Insérer > Ligne en dessous

Pour en supprimer :

• Clic droit sur la ligne > Supprimer > Supprimer les lignes

Il est souvent utile de prévoir 2 ou 3 lignes vides dans votre modèle. Vous pourrez les supprimer facilement selon le cas.

4. Mettez en forme pour plus de lisibilité

Quelques ajustements simples suffisent à rendre votre tableau plus clair et agréable à lire pour votre client.

• Gras sur les titres de colonnes
• Alignement à droite pour les chiffres
• Alignement à gauche pour les descriptions
• Bordures fines (ou invisibles si vous préférez un style épuré)

5. Ajoutez la ligne des totaux

Sous votre tableau principal, ajoutez ces lignes à part ou directement dans le tableau, selon votre préférence :

Sous-total HT : [à calculer]  
TVA (20 %) : [à calculer si applicable]  
Total TTC : [à calculer]

Vous pouvez laisser les montants vides dans le modèle. Ou les remplir avec des zéros si vous préférez une base visuelle prête à modifier.

Étape 4 – Ajouter les totaux et la TVA

Une fois vos lignes de prestations remplies, vous devez récapituler les montants de la facture. C’est la partie que votre client regardera en premier pour savoir ce qu’il doit payer, et quand.

1. Insérez un bloc de totaux sous votre tableau

Selon la mise en page que vous avez choisie, vous pouvez :

• soit ajouter 3 lignes directement sous votre tableau existant,
• soit créer un petit encadré aligné à droite, sous le tableau, avec une zone de texte ou un tableau 1 colonne.

2. Liste des totaux à afficher

Voici ce que vous devez indiquer dans l’ordre, que vous soyez assujetti ou non à la TVA :

Sous-total HT : [somme des lignes hors taxes]  
TVA (20 %) : [calculé automatiquement si vous utilisez Excel, ou saisi manuellement]  
Total TTC : [somme finale à payer]

3. Appliquez une mise en forme claire

Quelques ajustements simples suffisent à rendre votre tableau plus clair et agréable à lire pour votre client :

• Gras uniquement sur la ligne “Total TTC”
• Alignement à droite pour les montants
• Laissez un petit espace au-dessus du bloc pour bien le détacher du tableau principal

Évitez les couleurs trop vives ou les polices originales : la lisibilité prime.

Étape 5 – Ajouter les mentions obligatoires en bas de page

Une facture n’est pas seulement un récapitulatif de prestations : c’est aussi un document encadré par la loi. Pour être conforme, elle doit contenir plusieurs mentions obligatoires que l’on place généralement en bas de page, en petits caractères.

1. Créez une zone de texte dédiée

Plutôt que d’écrire à la suite, mieux vaut créer une zone indépendante, que vous pourrez facilement positionner ou modifier :

1. Allez dans Insertion > Zone de texte > Zone de texte simple
2. Déplacez-la tout en bas de la page
3. Ajustez la largeur pour qu’elle n’empiète pas sur le reste du document
4. Mettez une taille de police réduite : 9 ou 10 pts suffisent

2. Insérez les mentions réglementaires

Voici les mentions à faire figurer quelle que soit votre structure :

Conditions de règlement : [ex. Paiement à 30 jours, à réception]
Pénalités de retard : [ex. Taux légal + indemnité forfaitaire de 40 €]
Mode de paiement accepté : [virement, chèque, etc.]

Et selon votre statut :

• Micro-entrepreneur :
  TVA non applicable, article 293 B du CGI
  Exonération de TVA selon l'article 261 du CGI (si concerné)
  
  
• Entreprise assujettie à la TVA :
  Mention du taux de TVA appliqué
  Montant de la TVA facturée

3. Mention RCS ou RM (si entreprise immatriculée)

Si votre entreprise est immatriculée, vous devez faire figurer certaines informations légales liées à cette immatriculation sur vos factures. Cela concerne :

• les sociétés commerciales (SAS, SARL, SA…), qui sont inscrites au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés),
• les artisans, qui relèvent du RM (Répertoire des Métiers).

Ces informations permettent à votre client, à l’administration ou à tout tiers de vous identifier légalement.

Ce que vous devez indiquer :

RCS [ville du greffe] n° [numéro de SIREN]  
Capital social : [montant en euros]  
N° de TVA intracommunautaire : FR[2 chiffres][9 chiffres du SIREN]

Exemple pour une société à Paris :

RCS Paris n° 892 345 678 – Capital social : 10 000 € – TVA intracom : FR89 892345678

Et pour un artisan inscrit au RM :

RM [département] n° [numéro de SIREN]

Pensez à vérifier que ces informations sont à jour lorsque vous utilisez un modèle Word enregistré : un changement de siège social, de forme juridique ou de capital doit être reflété dans la facture.

Étape 6 – Enregistrer votre modèle de facture dans Word

Votre facture est prête ? Vous avez tout mis en place : en-tête, tableau de prestations, totaux, mentions légales… Il est temps d’en faire un modèle réutilisable.

Word vous permet d’enregistrer votre document au format .dotx, spécialement conçu pour créer des documents vierges à partir d’un gabarit.

1. Ouvrez le menu d’enregistrement

Une fois votre facture finalisée, voici comment l’enregistrer correctement pour pouvoir la réutiliser facilement à l’avenir :

1. Cliquez sur Fichier dans le ruban en haut à gauche
2. Sélectionnez Enregistrer sous
3. Cliquez sur Parcourir pour choisir l’emplacement

L’idéal est de sauvegarder le modèle dans un dossier dédié à vos documents administratifs ou dans le dossier par défaut “Modèles Office personnalisés”.

2. Sélectionnez le bon format : .dotx

Dans la fenêtre qui s’ouvre :

1. Choisissez un nom explicite, par exemple Facture_Entreprise.dotx
2. Dans la liste “Type”, sélectionnez :
   Modèle Word (*.dotx)
3. Cliquez sur Enregistrer

Le format .dotx vous permet de garder votre modèle intact : chaque fois que vous l’ouvrez, Word crée une nouvelle copie vierge, sans modifier l’original.

3. Utiliser le modèle pour créer une nouvelle facture

À chaque nouvelle facture, procédez ainsi :

1. Ouvrez Word
2. Cliquez sur Fichier > Nouveau
3. Sélectionnez “Personnel” ou “Modèles” selon votre version
4. Cliquez sur votre modèle (Facture_Entreprise.dotx)
5. Complétez les champs : date, numéro, prestations, montants…

Pensez à enregistrer chaque facture remplie au format .docx, en la nommant avec la date et le numéro, par exemple : Facture_Client_0425.docx.

Bonus : automatiser la numérotation des factures

Vous en avez assez de modifier manuellement chaque numéro de facture ? Bonne nouvelle : Word permet d’automatiser ce champ… dans une certaine mesure. Voici deux solutions selon votre niveau de confort.

Option 1 – Insérer un champ SEQ dans Word

Word intègre une fonction appelée SEQ qui permet de créer un numéro incrémental à chaque ouverture du modèle.

Voici comment faire :

1. Placez votre curseur à l’endroit du numéro de facture
2. Appuyez sur Ctrl + F9 (ne pas insérer manuellement des accolades)
3. Entre les accolades qui apparaissent, tapez : SEQ Facture \* Arabic
4. Appuyez sur F9 pour mettre à jour le champ : un numéro apparaît (1, puis 2, etc.)

 Ce champ s’incrémente automatiquement dans le même document, mais attention : il ne garde pas en mémoire les numéros précédents d’un fichier à l’autre. C’est une aide ponctuelle, mais pas une vraie base de suivi.

Option 2 – Lier votre facture à un tableau Excel

Pour aller plus loin, vous pouvez créer un tableau Excel contenant vos données de facturation (numéros, dates, clients…) et les lier dans Word via des champs ou un publipostage.

1. Dans Excel : créez un tableau avec les colonnes “Numéro de facture”, “Date”, “Client”, etc.
2. Dans Word : utilisez l’onglet “Publipostage” > “Sélection des destinataires” > votre fichier Excel
3. Insérez les champs souhaités dans votre modèle

C’est plus technique, mais très utile si vous gérez beaucoup de factures chaque mois.

 Si vous avez peu de factures à éditer, la méthode du champ SEQ peut suffire. Pour une gestion plus rigoureuse, un fichier Excel reste une bonne option… ou envisagez un outil de facturation dédié.

Utiliser les modèles de facture prêts à l’emploi dans Word

Si vous cherchez une solution rapide, sachez que Microsoft Word propose déjà plusieurs modèles de facture intégrés. Accessibles directement depuis le logiciel, ils peuvent servir de base pour créer vos documents sans repartir de zéro.

Où trouver ces modèles de facture Word ?

Pour y accéder, ouvrez Word, cliquez sur Fichier > Nouveau, puis tapez "facture" dans la barre de recherche. Une galerie s’affiche avec différents modèles : facture de prestation, facture de vente, facture avec ou sans TVA, etc. Le style est généralement sobre et professionnel, avec une zone d’en-tête, un tableau pour détailler les prestations et un bloc pour les totaux.

Attention : conformes mais souvent à adapter

Ces modèles ont l’avantage d’être prêts à l’usage, bien mis en page, et entièrement modifiables. Vous pouvez y insérer votre logo, personnaliser les couleurs, ou ajouter des champs supplémentaires. C’est une bonne option si vous avez peu de temps ou si vous débutez sur Word.

En revanche, attention : ces documents ne sont pas toujours parfaitement adaptés à la réglementation française. Ils peuvent oublier certaines mentions comme le numéro RCS ou RM, la pénalité de retard, ou encore la fameuse mention de non-assujettissement à la TVA pour les micro-entrepreneurs. Il est donc primordial de bien vérifier chaque section avant d’envoyer votre facture.

Créer une facture dans Word : simple, rapide et sur-mesure

Word n’est pas un logiciel de facturation à proprement parler, mais il reste une solution efficace pour les indépendants, micro-entrepreneurs et petites structures qui souhaitent créer des factures claires, personnalisées et conformes sans outil supplémentaire.

Grâce à ce guide, vous avez appris à structurer une facture de A à Z dans Word :

• en soignant la mise en page,
• en ajoutant un en-tête professionnel,
• en créant un tableau de prestations lisible,
• en intégrant les mentions légales obligatoires,
• et en enregistrant le tout sous forme de modèle réutilisable.

Vous pouvez aussi aller plus loin en automatisant la numérotation ou en partant d’un modèle proposé par Word, à condition de bien le personnaliser.

En résumé : que vous choisissiez de créer votre facture sur Word à partir d’un document vierge ou d’un modèle, vous avez désormais toutes les cartes en main pour éditer des factures professionnelles en toute autonomie.