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OUTLOOK Perfectionnement

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Objectifs

Programme

A l'issue de cette formation, l'apprenant sera capable de :

Utiliser et configurer les options avancées de la messagerie
Créer un rendez-vous et un évènement sur Outlook
Créer une réunion et inviter des participants
Créer une tâche, la rendre périodique et l'assigner à un collaborateur
Archiver ses messages
Gérer l'absence de bureau
Déléguer un module d'Outlook

Revoir les fonctionnalités de la messagerie et les options avancées

Critères d'importance
Critère de diffusion
Les options de suivi : accusé réception et confirmation de lecture, bouton de vote
Configurer les options de remise
Utilisation du suivi de message (drapeau)
Utilisation des catégories
Le volet de personnes

Utiliser le gestionnaire d'absence de bureau

Mise en route et désactivation
Création d'une règle "serveur" de gestion automatique des mails

Créer des dossiers

Rappel sur la création d'un dossier
Gérer l'affichage d'un dossier
Rappel sur les règles de tri
Création d'un dossier de recherche
Configuration et utilisation des actions rapides

Archiver ses messages

Enregistrer un message en fichier autonome (*.msg)
Utilisation des fichiers de données Outlook (*.pst) : fermer et ouvrir un fichier *.pst
Rappel concernant la date d'expiration des messages
Configurer les options d'archivage automatique
Lancer un archivage ponctuel

Naviguer dans le calendrier

Présentation de l'interface

Créer un rendez-vous ou d'un évènement

Création d'un nouveau rendez-vous ou d'un évènement
Programmer un rappel sur un rendez-vous
Modification et suppression d'un rendez-vous
Création d'un rendez-vous périodique
Ajouter un compte rendu à un rendez-vous

Créer une réunion

Inviter des participants à une réunion
Explication des degrés d'invitation (obligatoire, facultatif et ressource)
Gérer les réponses à une invitation
Utilisation du volet planification et recherche de disponibilité
Répondre à une demande de réunion

Personnaliser le calendrier

Personnalisation de l'affichage
Les options du calendrier : ajout de numéro de semaine, jours fériés, semaine de travail, horaires…
Personnalisation des catégories
Superposition de calendriers

Créer une tâche

Présentation
Créer une tâche simple et ajouter un rappel
Créer une tâche périodique
Assigner une tâche
Récupérer une tâche

Déléguer un module d'Outlook

Déléguer un module d'Outlook
Ouvrir un module délégué
Utilisation d'un calendrier délégué
Présentation de l'option "privé" dans les contacts, tâches et rendez-vous

Public visé

Toute personne souhaitant utiliser les fonctions avancées d'Outlook liées à un serveur MS Exchange.

Prérequis

Connaissance de l'environnement Windows
Utilisation régulière du module messagerie d'Outlook et connaissances des fonctionnalités de base

Méthodes pédagogiques

Explications théoriques suivies de pratiques guidées puis de mises en autonomie.
Exercices autonomes et réguliers pour assurer l'assimilation

Votre formation a lieu en présentiel :

1 vidéoprojecteur par salle
1 ordinateur

Votre formation se déroule à distance avec :

1 ordinateur
1 connexion Internet
1 adresse e-mail valide
1 équipement audio (micro et enceintes ou casque)
1 Webcam (facultatif – dans l'idéal)
1 deuxième écran (facultatif – dans l'idéal)

Votre formation se déroule sur notre plate-forme de formation avec :

1 ordinateur
1 connexion Internet
1 adresse e-mail valide
1 équipement audio (micro et enceintes ou casque - facultatif)

Support stagiaire :

À l'issue de la formation, les exercices et travaux pratiques réalisés, leurs corrigés ainsi qu'un support de cours dématérialisé sera fourni à chaque stagiaire par e-mail ou via la plate-forme FOAD.

Modalités d'évaluation

L'acquisition des compétences de la formation se fait à travers le suivi du formateur tout au long de la formation (séquences synchrones et asynchrones). Elle s'appuie également sur la réalisation d'exercices et de TP. Enfin, des quiz s'ajoutent aux différents outils de validation de l'acquisition des compétences visées. Une évaluation est systématiquement réalisée par chaque stagiaire, à l'issue de la formation.

Informations complémentaires

Profil formateur :

Nos formateurs sont certifiés à l'issue d'un parcours organisé par nos soins. Ils bénéficient d'un suivi de maintien et d'évolution de leurs compétences aussi bien au niveau technique que pédagogique.
Chacun de nos formateurs a bénéficié d'une formation spécifique à l'animation de classe virtuelle et à l'utilisation des solutions de formation à distance du Groupe ARKESYS.

Accessibilité :

Cette formation est accessible à toute personne en situation de handicap. Notre référent handicap prendra contact avec les stagiaires concernés pour adapter l'animation à leurs besoins et rendre l'apprentissage accessible à tous. Enfin, nos centres de formation sont accessibles aux personnes à mobilité réduite.

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