A l'issue de cette formation, vous serez capable de :

• Utiliser les indicateurs de suivi de message
• Catégoriser vos messages
• Utiliser des modèles
• Créer et gérer des règles
• Gérer votre calendrier
• Utiliser les calendriers partagés
• Gérer vos tâches
• Appliquer les outils de partage de la messagerie
• Gérer l'archivage des messages.

Jour 1 - Matin

Gagner du temps par la maîtrise d'Outlook

• Les indicateurs de suivi
• Les catégories
• Le mode "Conversation" et ses options
• Recherches personnalisées
• Gérer les actions rapides
• Gestion des règles
• La fonctionnalité "Boîte de réception prioritaire"
• Charger ou récupérer les pièces jointes dans OneDrive pour libérer de l'espace dans sa messagerie
• Création et utilisation de modèles de messages
• Récupérer des messages supprimés de la corbeille

Organiser son temps

• Gérer son emploi du temps grâce au calendrier
• Rendez-vous, évènements et demander une réunion
• Vérifier la disponibilité des participants avec l'assistant planification
• Suivi des participants et lieu des réunions
• Périodicité, disponibilité, rappel et sélecteur de dates
• Vue hebdomadaire et mensuelle
• Modifier, changer l'affichage, appliquer des filtres
• Configuration du calendrier

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Création d'une action rapide pour classer des messages dans un dossier
• Mettre en oeuvre une règle de réponse automatique
• Créer une réunion et vérifier la disponibilité des participants

Jour 1 - Après-midi

Prioriser ses tâches avec To Do

• Créer une tâche, un rappel à partir d'un message
• Organiser son quotidien avec les tâches et les suivre
• Conserver les tâches relatives à plusieurs projets
• Saisir les tâches périodiques en une seule fois

Le travail de groupe

• Délégation à des collaborateurs des éléments Outlook
• Partage d'informations et permissions associées aux éléments

Etablir des règles de classement et d'archivage en fonction de ses missions et de son poste

• Principe de l'archivage
• Les fichiers PST
• Archivage manuel et automatique
• Outils de nettoyage
• Identifier les courriels répétitifs et créer des réponses automatiques
• Gagner en efficacité grâce aux règles de tri automatique

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Affecter une tâche à un participant et visualiser son suivi
• Partager son calendrier en lecture
• Partager un dossier de la boîte de réception en écriture

Certification (en option)

• Prévoir l'achat de la certification en supplément
• L'examen (en français) sera passé soit à la fin de la formation, soit ultérieurement dans nos centres de formation
• Il est composé de 20 questions, s'effectuera en ligne et durera en moyenne 1h00
• A l'issue de la certification, le candidat se verra attribuer un score (0 à 1000), correspondant à un niveau (Initial / Basique / Opérationnel / Avancé / Expert) :
• En deçà du score de 351 points, le candidat se verra attribuer une attestation de passage de la certification. Ce niveau Initial ne valide cependant pas l'obtention de la certification
• Les niveaux Basique, Opérationnel, Avancé et Expert permettent, quant à eux, au titulaire de la certification de faire valoir ses compétences dans la gestion d'Outlook et d'attester de son opérationnalité selon son profil et l'emploi qu'il exerce