Concevoir et réaliser un évènement

Identifier les enjeux de la communication événementielle dans la stratégie de l'entreprise
Concevoir et mettre en place un événement
Contrôler le processus d'élaboration
Coordonner et réaliser le projet
Assurer un suivi

L'évènement et l'entreprise

Distinguer les différents types de projets événementiels
colloque, salon, séminaire, journée porte ouverte, inauguration...

AVANT - Collecte des informations sur le projet

Sélection de la nature de l'événement à organiser
Identification des intervenants
Enjeux et retours attendus
Définir les cibles et les attentes des partenaires

Constituer un groupe de pilotage avec les personnes et les structures ressources

Etablissement d'un tableau de bord : élaborer un pré-projet et définir les objectifs, les contraintes,
les axes de création, le financement, les cibles... Identifier les rôles et les taches de chaque personne impliquée, qui validera chaque étape...
Explorer les financements possibles

Préparation de l'événement

Ressources humaines
Rétroplanning
Tableau de bord de suivi de budget
Sélection des prestataires
Rédaction d'un cahier des charges

Communication de l'événement

Mettre en place un plan de communication avec ses outils :
site internet, presse, mécénat, sponsoring, les outils techniques...
Invitations
Gestion des réponses
Plan de relance
Constituer une documentation suivant le thème de l'évènement
Documents et supports à remettre aux participants
Détails techniques : agencement, accueil, livraison...

PENDANT - Réalisation

Coordonner les différentes taches, contrôler et valider
Accueil personnalisé
Gestion des demandes
Tenir son rôle d'interface
Etre en éveille et réactif suivant les problèmes rencontrés
Superviser la clôture de l'événement

APRES - Bilan de l'évènement points forts et points à améliorer et suivi

Mise à jour du tableau de bord établi dans la définition des objectifs
Analyser le retour des participants via le questionnaire de satisfaction
Administratif, statistique, partenaire, acteur public et privé...
Faire savoir les points forts et reconduction possible de l'évènement
Remerciements