Piloter un projet événementiel

Identifier toutes les étapes pour préparer une manifestation ou un événementAppliquer les méthodes du management de projet pour assurer la réussite de son événementCapitaliser en interne et à l'extérieur autour de cette manifestation professionnelle

Les fondamentaux

• Distinguer les différents types de projets événementiels : congrès, colloques, séminaires, journées portes ouvertes...
• Identifier les acteurs impliqués : internes et externes à l’entreprise
• Définir la liste des événements adéquats selon son secteur d’activité

Exercice d’application : identification de son rôle dans l’organisation d’un événement

Les objectifs de la manifestation

• Choisir le type d’événement à organiser
• Identifier les enjeux et les retours attendus
• Mise en place d’un tableau de bord précisant les objectifs
• Définir les cibles, les objectifs et évaluer le budget

Exercice d’application : construction d’un tableau de bord, définition d’indicateurs et création d’un budget

La phase de préparation de l’événement

• Identifier les ressources matérielles et humaines nécessaires
• Établir un rétroplanning
• Mettre en place des tableaux de bord pour le suivi du budget
• Définir la liste des intervenants et choisir le lieu adéquat
• Présenter un brief à une agence d’événementiel, rédiger un cahier des charges
• Présenter le projet à sa hiérarchie pour validation
• Gérer les différents contributeurs internes et/ou externes à l’organisation de l’événement

Exercice d’application : construction d'un rétroplanning et d’un cahier des charges

La communication sur l’événement et autour de celui-ci

• Vérifier la mise à jour du fichier cible
• Réaliser et envoyer les invitations et choisir le support adéquat
• Gérer les réponses et mettre en place un plan de relance
• Choisir les bons supports et autres documents à remettre aux participants
• Penser à la signalétique, l’agencement, l’accueil, la coordination des livraisons...
• Pilotage du budget et du rétroplanning

Exercice d’application : élaboration d'un plan de communication d’événement

Le jour de l’événement : être responsable

• Recevoir les intervenants et faire un accueil personnalisé des invités
• Gérer les demandes du moment et assurer les relations publiques
• Tenir son rôle d’interface entre l’entreprise et les fournisseurs
• Superviser la clôture de l’événement

Le bilan de l’événement : retombées

• Mettre à jour le tableau de bord établi lors de la définition des objectifs
• Analyser le retour des participants via le questionnaire d’évaluation
• Mettre à jour sa base de données et établir un plan d’action post-événement
• Valoriser l’événement en interne

Exercice d’application : à partir d'un cas concret, mise en place d'un plan d’action et de présentation pour valoriser un événement