CONDUITE ET MANAGEMENT DE PROJETS À DISTANCE

Un projet se définit comme une action spécifique, qui structure méthodiquement et progressivement une réalité à venir... Limité dans le temps, fixé sur un objectif, pluridisciplinaire, le projet prend le contre-pied d'un fonctionnement standardisé, répétitif de l'entreprise. Il contraint à faire travailler ensemble des gens qui n'en ont pas l'habitude, par exemple un homme du marketing aux côtés d'un ingénieur et d'un commercial. Mais, surtout, il remet en question les pouvoirs hiérarchiques. A cela peut venir se greffer la difficulté de devoir conduire un projet à distance compte tenu d'une organisation nationale ou internationale...

OBJECTIFS

Acquérir les outils de suivi d'un projet et la méthodologie
Rédiger les documents nécessaires au projet et créer ses tableaux de suivi
Gérer les ressources du projet
Mesurer les risques liés à l'absence de prise en compte de cette distance
Savoir utiliser des outils de communication à distance

Piloter le projet : Connaître les caractéristiques d'une organisation par projets

Prévoir le plan de communication du projet
Organiser le lancement du projet
Accompagner la conception et la réalisation du projet
Suivre et maîtriser les délais, les coûts et la qualité
Notion de gestion des coûts, répartition des charges, suivi des coûts
Le suivi du délai et du budget grâce à la fiche de suivi
Gérer les modifications et les aléas
Suivre les risques du projet, en démarche itérative

Collaborer avec l'équipe projet

Communiquer / Négocier / Gérer les conflits
Animer et motiver son équipe, dans un cadre non-hiérarchique
Impliquer les acteurs grâce à la fiche de tâches
Travailler avec les différents organes du projet
Savoir ce qu'est le comité de pilotage
Travailler en comité de suivi
Organiser des groupes de travail : le développement des initiatives
Présentation rapide des outils de résolution de problèmes
(Brainstorming, vote pondéré, Pareto, diagramme d'Ishikawa...)
Animer des réunions : reformulation, recadrage, arbitrages
Rédiger les comptes rendus
Etablir le tableau de bord du projet
Créer des tableaux de suivi
(PERT, diagramme de GANT... Excel, MS project...)

Organiser et faire fonctionner l'équipe à distance

Savoir fixer des objectifs clairs, sans interprétation
S'assurer de recevoir les informations nécessaires
Mesurer la performance
Instaurer des processus de réflexion et de prises de décision
Développer des relations efficaces avec l'équipe
Nouveaux instruments du management à distance : blogs, messageries instantanées,
téléphonie PDA, GPS : atouts et écueils

Assurer cohésion et motivation de l'équipe à distance

Créer un sentiment d'appartenance et une identité commune
Rechercher, partager et capitaliser l'information, pour : Réfléchir, Consulter, Décider, Agir
Comment accélérer et optimiser le processus de prise de décision

Piloter la performance de son équipe à distance

Former les collaborateurs pour un niveau homogène
Organiser le partage d'expérience et la performance collective
Donner de la reconnaissance et valoriser son équipe
S'adapter à la culture de chacun