Conduire des réunions de projet

• Appréhender les spécificités et les types de réunions de projet
• Préparer et organiser ses réunions pour atteindre les résultats attendus
• Animer avec aisance tous les types de réunions de projet
• Encourager la dynamique de groupe
• Utiliser les réunions de projet comme levier d’action

Jour 1

COMPRENDRE LES SPECIFICITES DE LA REUNION DE PROJET

• Maîtriser les enjeux des réunions de projet
• Identifier les différents types de réunion de projet : lancement / comité de pilotage / suivi de projet / information / concertation / résolution de problèmes / clôture
• Déterminer les objectifs et la fréquence des différents types de réunion

PRÉPARER SA RÉUNION POUR GAGNER EN EFFICACITÉ

• Évaluer le contexte de la réunion
• En discerner la finalité et les objectifs
• Recueillir les informations, connaître son auditoire
• Définir la durée et l’ordre du jour et les communiquer en amont de la réunion
• Préparer les étapes de la réunion, adapter sa stratégie de communication
• Préparer la logistique et les supports adéquats

CONDUIRE ET ANIMER SA RÉUNION AVEC AISANCE

• Prendre le rôle de pilote
• Accueillir les participants, donner le ton dès les premières secondes
• Savoir introduire et informer son auditoire sur : les objectifs de la réunion, les étapes
• S’adapter au type de réunion de projet :
• Réunion de lancement : clarifier les objectifs et résultats, les contributions au projet
• Comité de pilotage : accompagner la prise de décision
• Réunion de suivi : valider les résultats à chaque étape etc.
• Gérer le timing, le déroulement du plan étape par étape
• (R)amener la réunion vers son objectif pour l’atteindre
• Utiliser les réunions pour fédérer autour du projet

Jour 2

S’APPROPRIER LES TECHNIQUES CRÉATIVES POUR COLLABORER ENSEMBLE

• Brainstorming (Recherche créative de solutions en réunion)
• Mind Mapping (Technique associative)
• Chapeaux de Bono (Technique analogique)
• SCAMPER (technique du concassage)
• Recentrer les échanges vers la solution

FAVORISER LA DYNAMIQUE DE GROUPE

• Susciter l’adhésion et la participation
• Faire avancer les débats
• Stimuler la discussion
• Respecter et faire respecter le timing et les objectifs de la réunion
• Savoir gérer un public difficile
• Obtenir le silence
• Pratiquer l’écoute active : savoir questionner et reformuler
• Comprendre les signes non verbaux du groupe
• Savoir reformuler les points clés, synthétiser pour conclure
• Établir un plan d’action

GERER LES SITUATIONS DIFFICILES EN REUNION

• Faire face à l’agressivité
• Gérer les personnalités difficiles
• Traiter les objections
• Gérer un conflit

ENGAGER L’ÉQUIPE DANS L’ACTION

• Répartir les missions, rédiger un compte rendu
• Le communiquer aux participants
• S’assurer de la mise en application du plan d’action