Conduire un entretien à distance

A l'issue de cette formation, vous serez capable de :

• Organiser la préparation des documents et présentations nécessaires à l'atteinte des objectifs définis
• Maîtriser les outils de visioconférence
• Maîtriser l'écoute active et le feedback
• Gérer les interruptions et le temps de parole.

Introduction

• Présentation de chacun
• Attentes et objectifs visés de chaque participant
• Présentation du cadre de la formation
• Contextualisation des objectifs et des enjeux
• Emergence des représentations des participants
• Ajustement du contenu du programme de la formation si besoin

Préparer efficacement un entretien à distance pour garantir des échanges productifs et atteindre les objectifs fixés

• Quels sont les avantages d'un entretien à distance ?
• Quels sont les points-clés de la préparation des entretiens à distance ?
• L'ordre du jour
• Les objectifs
• Pourquoi et comment s'y prendre ?
• Les décisions et les actions à mettre en oeuvre ?
• S'informer sur l'interlocuteur pour mieux comprendre et préparer ses réponses
• Communiquer une invitation claire au regard des typologies d'entretien à mener, annonce de décision, résolution de problème
• Les outils de visioconférence : avantages et inconvénients
• Les fonctionnalités clés à maîtriser : partage d'écran, chat, enregistrement, gestion des participants, tableau blanc
• Définir les équipements nécessaires à l'entretien

Animer à distance des séquences claires et constructives pour maximiser la productivité

• Le rôle d'animateur, se connaître en termes de forces et de faiblesses permet de mieux s'adapter
• Piloter l'entretien
• Modalités
• Règles
• Outils de partage de l'information
• Rendre l'animation vivante, structurée et participative
• Ecouter, reformuler, réfléchir et s'adapter afin de répondre à son interlocuteur
• Faire des synthèses et autres conclusions au moment opportun
• Savoir utiliser l'adversité pour faire passer ses messages et ses décisions sans détour avec calme et sérénité
• Favoriser les échanges avec le DESC (Décrire, Exprimer, Spécifier, Conclure)
• Eviter les situations délicates ou sortir de celles-ci
• Quelques principes pour réagir face aux frustrations, résistances et autres freins
• Les lois de la communication, contenu, voix, comportements et moi, l'(les) autre(s) et la situation

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Autodiagnostic
• Mises en situation basées sur des cas concrets proposées par les stagiaires
• Application en direct des fonctionnalités clés à maîtriser : partage d'écran, chat, enregistrement, gestion des participants, tableau blanc
• Exercices d'entraînement de reformulation, de clarification, de feedback
• Simulation de situations difficiles (monopolisation de la parole...)
• Jeux de rôle
• Débriefing sur les comportements mis en oeuvre : analyse de pratique
• Plan d'action : rédiger son plan d'action personnalisé (PAP), objectifs et actions concrètes

Synthèse de la session

• Réflexion sur les applications concrètes que chacun peut mettre en oeuvre dans son environnement
• Conseils personnalisés donnés par l'animateur à chaque participant
• Evaluation formative (quiz permettant de valider les compétences acquises)
• Bilan oral et évaluation à chaud